Onboarding Formulare

Onboarding Formularvorlagen sind spezialisierte digitale Formulare, die den Prozess der Integration neuer Mitarbeiter, Kunden, Studenten oder Mitglieder in eine Organisation oder ein Programm optimieren. Diese Vorlagen helfen dabei, wichtige Informationen zu erfassen, Erwartungen zu setzen und einen reibungslosen Übergang für Neuankömmlinge zu gewährleisten. Häufige Anwendungsfälle sind Mitarbeiter-Onboarding, Kundenaufnahme, Ehrenamtsregistrierung, Immatrikulation und Lieferanten-Onboarding. Durch die Standardisierung des Onboarding-Prozesses helfen diese Formulare Organisationen dabei, notwendige Daten zu erfassen, wichtige Ressourcen bereitzustellen und von Anfang an eine klare Kommunikation zu etablieren.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach Onboarding Formulare erstellen und einsetzen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Mithilfe des intuitiven Drag-and-Drop Formulargenerators von Jotform können Benutzer Felder hinzufügen oder ändern, Branding-Elemente integrieren und mit anderen Business-Tools verknüpfen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Jotform Plattform unterstützt außerdem bedingte Logik, automatisierte Benachrichtigungen und sichere Datenspeicherung und ist damit die ideale Lösung für Organisationen, die ihre Onboarding-Workflows optimieren und die Erfahrung für neue Mitarbeiter verbessern möchten.

Use Cases von Onboarding Formularen

Onboarding Formularvorlagen können für eine Vielzahl von Szenarien angepasst werden und dabei spezifische Herausforderungen und Anforderungen berücksichtigen. Hier erfahren Sie, wie diese Vorlagen eingesetzt werden können, wer sie nutzen könnte und wie sich ihr Inhalt unterscheiden kann:

- Mögliche Use Cases:

- Mitarbeiter-Onboarding für Personalabteilungen

- Kunden-Onboarding für Agenturen oder Dienstleister

- Onboarding von Ehrenamtlichen für Non-Profit-Organisationen

- Onboarding von Studierenden für Bildungseinrichtungen

- Onboarding von Lieferanten oder Auftragnehmern für Beschaffungsteams

- Lösungsansätze:

- Zentralisiert die Datenerfassung und Dokumenteneinreichung

- Reduziert manuellen Papierkram und Verwaltungsfehler

- Gewährleistet Compliance mit den Unternehmensrichtlinien

- Verbessert die Kommunikation und setzt klare Erwartungen

- Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

- HR-Manager und Recruiter

- Projektmanager und Client Success Teams

- Schulverwaltung und Lehrkräfte

- Non-Profit-Koordinatoren

- Beschaffungs- und Betriebsleiter

- Unterschiede der verschiedenen Erstellmethoden:

- Mitarbeiter-Onboarding: Erfordert möglicherweise Felder für persönliche Daten, Steuerformulare, Notfallkontakte und Richtlinienbestätigungen.

- Kunden Onboarding: Fokussiert sich auf Unternehmensinformationen, Serviceanforderungen und Vertragsvereinbarungen.

- Ehrenamtliches Onboarding: Umfasst Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Background-Checks und Einverständniserklärungen.

- Einschreibung von Schülern: Erfasst den akademischen Werdegang, die Einwilligung der Eltern und Gesundheitsinformationen.

- Onboarding von Lieferanten: Anforderung von Unternehmensdaten, Compliance-Dokumenten und Zahlungsdetails.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Onboarding Formularvorlagen an die individuellen Anforderungen jeder Organisation oder jedes Prozesses angepasst werden können, um ein reibungsloses und effizientes Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten.

So erstellen Sie ein Onboarding Formular

Mit Jotform lässt sich auf einfache Weise ein effektives Onboarding Formular erstellen, das sich für jedes Onboarding-Szenario anpassen lässt – ob Sie neue Mitarbeiter, Kunden, Studenten oder Partner willkommen heißen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, Ihre Onboarding Formulare effizient zu gestalten, zu erstellen und zu verwalten:

1. Starten Sie mit der richtigen Vorlage oder einem leeren Formular

- Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.

- Wählen Sie „Formular“ und beginnen Sie entweder ganz neu oder wählen Sie aus der Bibliothek von Jotform eine Vorlage für Onboarding Formulare aus.

- Wählen Sie ein Layout: Klassisch (alle Fragen auf einer Seite) oder Karte (eine Frage pro Seite).

2. Formular für Ihren Use Case anpassen

- Klicken Sie auf das Menü „Element hinzufügen“, um die für Ihren Onboarding-Prozess relevanten Felder per Drag-and-Drop zu verschieben.

- Für das Onboarding von Mitarbeitern fügen Sie Felder für persönliche Daten, Notfallkontakte, Steuerformulare und Bestätigungen von Richtlinien hinzu.

- Fügen Sie für das Kunden-Onboarding Felder für Unternehmensdetails, Projektanforderungen und Servicevereinbarungen hinzu.

- Für die Aufnahme von Studierenden sind akademische Zeugnisse, die Einwilligung der Eltern und Gesundheitsinformationen anzufordern.

- Erfassen Sie für das Onboarding von Lieferanten Geschäftsnachweise, Compliance-Dokumente und Zahlungsdetails.

3. Personalisieren des Designs

- Verwenden Sie den Formular Designer (Farbrollen-Symbol), um das Formular an das Branding Ihres Unternehmens anzupassen.

- Passen Sie Farben, Schriftarten und Layout an, um ein einladendes und professionelles Erscheinungsbild zu schaffen.

- Fügen Sie das Logo Ihrer Organisation hinzu und passen Sie die Formular-URL an, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

4. Bedingte Logik und Integrationen einrichten

- Verwenden Sie bedingte Logik, um Felder basierend auf den Antworten der Benutzer ein- oder auszublenden (z. B. Steuerformulare nur für Mitarbeiter in bestimmten Regionen anzeigen).

- Integrieren Sie Zahlungsportale, wenn für die Registrierung Gebühren oder Einzahlungen anfallen.

- Verbinden Sie sich mit anderen Tools (z. B. HR-Software, CRM oder E-Mail-Marketing-Plattformen) für eine nahtlose Datenübertragung.

5. Konfigurieren Sie E-Mail Benachrichtigungen und automatische Antworten

- Richten Sie sofortige Benachrichtigungen für HR, Manager oder relevante Teams ein, wenn ein Formular eingereicht wird.

- Senden Sie Bestätigungs-E-Mails an neue Mitarbeiter mit den nächsten Schritten oder Willkommensmaterialien.

6. Veröffentlichen und Teilen Ihres Formulars

- Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und teilen Sie den Link zum Formular per E-Mail, über Ihre Website oder in Social Media.

- Betten Sie das Formular in Ihr Intranet oder Onboarding-Portal ein, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

7. Testen und Antworten verwalten

- Nutzen Sie die Vorschau, um das Formular zu testen, und senden Sie einen Testeintrag, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.

- Überwachen Sie die Antworten in Jotform Tabellen, filtern Sie die Daten und exportieren Sie sie bei Bedarf.

Mithilfe dieser Schritte können Sie ein maßgeschneidertes Onboarding Formular erstellen, das die Datenerfassung optimiert, das Onboarding-Erlebnis verbessert und sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen effizient erfasst werden.