オンライン予約フォーム

リクエストフォームは、サービス、リソース、承認、サポートなど、何かを依頼する際に情報を収集・整理するための重要なツールです。これらのフォームは、機器の申請、メンテナンス依頼、休暇申請、ITサポート、購買発注、施設予約など、幅広いシーンでのリクエストの提出と管理をスムーズにします。必要な情報をすべて標準化された形式で収集することで、すべてのリクエストが明確で追跡可能、かつ対応しやすくなり、誤解や遅延を減らすことができます。

Jotformを使えば、ニーズに合わせたリクエストフォームを簡単に作成、カスタマイズ、展開できます。Jotformの直感的なドラッグ&ドロップフォーム作成ツールを使えば、コーディングの知識がなくても、誰でもプロフェッショナルな見た目のリクエストフォームをデザインできます。フィールドの追加、条件付きロジックの設定、決済ゲートウェイとの統合、通知の自動化により、リクエストプロセス全体を効率化できます。送信されたデータはJotformテーブルに自動的に整理されるため、リクエストの追跡、管理、対応が簡単に行えます。企業、学校、非営利団体、公共機関など、どのような組織でも、Jotformのリクエストフォームを使えば、リクエストの収集と処理を簡単に行うことができます。

申請フォームの活用事例

申請フォームは汎用性が高く、さまざまな組織のニーズに合わせて柔軟に対応できます。情報収集を標準化することで、不統一や不完全な申請という課題を解決し、すべての送信に必要な情報が含まれ、迅速な対応が可能になります。申請フォームの活用方法とカスタマイズ例は次のとおりです。

1. 活用例：

• 事務所、学校、病院での備品や消耗品の申請
• 施設やITシステムの保守・修理依頼
• 従業員の休暇申請や有給休暇申請
• 商品やサービスの購入または調達リクエスト
• 会議やイベントのための会議室・施設予約リクエスト
• お客様サポートやテクニカルサポートへのサービスリクエスト
• マーケティングチームにおけるコンテンツまたはクリエイティブアセットのリクエスト

2. 問題解決のポイント:

• 必要な情報をすべて事前に収集し、やり取りを減らします
• リクエストの追跡と管理を一元化し、より良い組織運営を実現
• 通知と承認を自動化し、対応時間を短縮
• 説明責任とレポート作成のための明確な監査証跡を提供

3. 想定される所有者とユーザー：

• 人事マネージャー、オフィス管理者、IT部門、施設管理者、教師、イベントコーディネーター、カスタマーサービスチーム
• 従業員、学生、顧客、または外部パートナーからのリクエスト送信

4. 作成方法の違い：

• 用途に応じてコンテンツと項目が異なります。備品申請フォームには品目の詳細と理由が含まれる場合があり、保守点検申請フォームには場所と問題の説明が必要になる場合があります
• 一部のフォームでは、ファイルアップロード(例:破損した商品の写真など)が必要な場合があり、その他のフォームでは承認ワークフローや決済統合が必要になることがあります
• 条件付きロジックを使用すると、選択されたリクエストの種類に応じてフィールドの表示/非表示を切り替えられます

まとめると、申請フォームは構造化された情報が必要なあらゆる場面に合わせてカスタマイズでき、効率的な業務運営に欠かせないツールです。

申請フォームの作成方法

Jotformでリクエストフォームを作成するのは簡単なプロセスで、備品のリクエストから施設の予約まで、あらゆるシーンに合わせてカスタマイズできます。必要な情報をすべて取得し、ワークフローを効率化する効果的なリクエストフォームを作成するための、ステップバイステップのガイドをご紹介します。

1. 利用目的と要件を明確にする

• 管理したいリクエストの種類を特定します（例：ITサポート、発注書、休暇申請）。
• リクエスト者の詳細情報、リクエストの説明、優先度レベル、補足書類、承認署名など、収集する必要がある情報をリストアップしましょう。

2. フォームの作成を開始する

• Jotformにログインし、マイワークスペースで「作成」をクリックします。
• ゼロから作成するか、Jotformの10,000種類以上のフォームライブラリから関連するテンプレートを選択できます。
• 表示形式は、1ページ完結のクラシックフォーム、または1問ずつ表示するカードフォームから選べます。

フォームフィールドを追加してカスタマイズする

• ドラッグ＆ドロップのフォームビルダーで、必須フィールドを追加します：
• 名前、メールアドレス、連絡先情報
• 申請タイプ（ドロップダウンまたは複数選択）
• 詳細な説明または理由
• 日付と時間ピッカー（スケジュール管理や期限設定に対応）
• ファイルアップロード（添付書類や画像用）
• 優先度または緊急度レベル
• 条件分岐を使用して、リクエストの種類やユーザーの回答に応じてフィールドを表示または非表示にできます。
• 支払いが必要な依頼（施設予約など）の場合は、PayPalやStripeなどの決済ゲートウェイを統合しましょう。

4. フォームデザインをパーソナライズ

• ペイントローラーアイコンをクリックしてフォームデザイナーを開きます。
• 色、フォント、レイアウトを調整して、組織のブランディングに合わせましょう。
• ロゴを追加し、フォームURLをカスタマイズしてよりプロフェッショナルに仕上げる。

5. 通知と承認を設定

• 設定メニューで通知メールを設定し、新しいリクエストが送信されたときに適切なチームメンバーに通知します。
• 申請者に受付確認の自動返信メールを設定します。
• 複数ステップの承認が必要な場合は、Jotformの承認ワークフロー機能を使用して、リクエストをマネージャーや監督者にルーティングできます。

6. フォームを公開して共有

• 「公開」をクリックして共有可能なリンクを取得するか、フォームをウェブサイトやイントラネットに埋め込みます。
• フォームをメール、SNS、またはQRコードで共有して、ターゲットオーディエンスにリーチしましょう。

7. 送信内容をテスト・管理

• フォームをプレビューしてテストし、すべての項目とワークフローが意図したとおりに機能することを確認します。
• Jotformテーブルで受信したリクエストを監視し、各送信データの並べ替え、絞り込み、ステータス追跡が可能です。
• 高度な検索とフィルタリング機能を活用して、大量のリクエストを効率的に管理できます。

これらの手順に従うことで、必要な情報をすべて収集できるだけでなく、リクエスト管理プロセスを自動化・整理し、時間を節約してミスを減らせる申請フォームを作成できます。