Supplier Management Forms
Spediteur Profil Formular
Erfassen Sie mit dem Spediteur-Profilformular Speditionsdaten zentral, vergleichen Sie Anbieter schneller und vereinfachen Sie die Datenerfassung für Einkauf und Logistik mit Jotform.
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Lieferanten Onboarding Formular
Erfassen Sie neue Lieferanten zentral mit dem Lieferanten-Onboarding-Formular und vereinfachen Sie Datenerfassung, Dokumentenabfrage und interne Abstimmung für Einkauf und Lieferantenmanagement mit Jotform.
Go to Category:Onboarding FormulareNeuer Lieferantenformular
Erfassen Sie neue Lieferantenanfragen mit dem Neuen Lieferantenformular von Jotform, um die Datenaufnahme zu vereinheitlichen und Formular-Antworten für Einkauf und Verwaltung zentral zu sammeln.
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Hotel Lieferantenprotokollformular
Das Hotel-Lieferantenprotokollformular erleichtert Hotels die Datenerfassung zu Lieferantenbesuchen, Anlieferungen und Warenannahme und sorgt mit Jotform für nachvollziehbare Dokumentation und schnelle interne Abstimmung.
Go to Category:Hospitality FormsÜber Supplier Management Forms
Supplier management forms are structured documents used to manage supplier onboarding, information updates, performance tracking, and ongoing coordination with vendors. They help organizations collect consistent supplier details, evaluate vendor reliability, document approvals, and maintain clear records for procurement and compliance workflows. Supplier management forms are commonly used by procurement teams, operations departments, finance teams, and supply chain managers to handle vendor registration, contract and compliance documentation, supplier scorecards, and issue reporting. By standardizing supplier processes, these forms reduce risk, improve vendor communication, and support more efficient purchasing decisions.
With Jotform, supplier management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and tailored to different supplier types, categories, and approval rules. Conditional logic can show different fields based on supplier region or service category, while file upload fields can collect certificates, tax documents, insurance files, and contracts. Submissions are stored in Jotform Tables so teams can track supplier status, review documentation, and maintain a searchable vendor database. Automated notifications can route submissions to procurement, compliance, or finance for approvals and follow-up.
Use Cases of Supplier Management Forms
Supplier management forms support vendor lifecycle workflows from onboarding to evaluation and issue resolution. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.
Mögliche Use Cases:
- Lieferanten Onboarding und Lieferantenregistrierungs-Aufnahme
- Aktualisierungen von Lieferanteninformationen (Bankdaten, Adresse, Kontakte)
- Erfassung von Compliance- und Zertifizierungsdokumenten
- Lieferantenbewertungen und Scorecards
- Meldung von Lieferantenproblemen (Qualität, Lieferung, Streitigkeiten)
- Workflows für neue Lieferantengenehmigungen und Beschaffungsanfragen
Lösungsansätze:
- Zentralisieren Sie Lieferantendaten anstelle von verstreuten E-Mails und Dateien
- Verbessern Sie die Compliance durch die einheitliche Erfassung erforderlicher Dokumente
- Unterstützen Sie eine bessere Lieferantenauswahl durch strukturierte Bewertungskriterien
- Beschleunigen Sie das Onboarding und reduzieren Sie Beschaffungsverzögerungen
Mögliche Verantwortliche und Nutzer:
- Beschaffungs- und Einkaufsteams
- Supply Chain und Operations Manager
- Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams
- Compliance- und Risikomanagement-Mitarbeiter
- Lieferanten übermitteln erforderliche Informationen und Dokumente
Unterschiede der Erstellungsmethoden:
- Lieferanten-Onboarding- und Registrierungsformulare konzentrieren sich auf Unternehmensdetails, Produkt- oder Dienstleistungskategorien, Kontakte, Bank- und Steuerinformationen sowie erforderliche Dokumenten-Uploads.
- Lieferanten-Compliance- und Dokumentenerfassungsformulare legen den Schwerpunkt auf Zertifizierungen, Versicherungen, die Bestätigung gesetzlicher Vorschriften, Vertragsdateien sowie Felder zur Nachverfolgung von Verlängerungen oder Ablaufdaten.
- Lieferantenleistungs- und Problemmanagementformulare priorisieren Liefer- und Qualitätskennzahlen, Vorfallsbeschreibungen, Anfragen zu Korrekturmaßnahmen sowie interne Überprüfungs- oder Eskalationsfelder.
How to Create a Supplier Management Form
Creating a supplier management form with Jotform helps you standardize vendor workflows and maintain clear supplier records from onboarding through performance management.
1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz neu
Klicken Sie in Ihrem Workspace auf „Erstellen" und wählen Sie „Formular". Beginnen Sie ganz neu oder passen Sie eine Vorlage für Lieferanten-Onboarding oder Compliance an.
2. Add Supplier Identification Fields
Erfassen Sie Lieferantennamen, Unternehmensart, Hauptansprechpartner, Standort und Dienstleistungskategorie. Verwenden Sie Dropdown-Menüs zur Standardisierung der Kategorien.
3. Collect Required Documents and Compliance Info
Fügen Sie Datei-Uploads für Zertifikate, Steuerformulare, Versicherungen und Verträge hinzu. Integrieren Sie erforderliche Bestätigungen, sofern nötig.
4. Use Conditional Logic for Supplier Type
Zeigen Sie unterschiedliche Fragen basierend auf der Lieferantenkategorie, Region oder Risikostufe an. Beispielsweise benötigen Lieferanten mit höherem Risiko möglicherweise zusätzliche Compliance-Felder.
5. Set Up Notifications and Approval Routing
Benachrichtigen Sie automatisch die Beschaffungs- und Finanzabteilung, wenn ein Lieferant Informationen übermittelt. Leiten Sie Einsendungen mit hohem Risiko zur zusätzlichen Prüfung weiter.
6. Track Suppliers in Jotform Tables
Nutzen Sie Tabellen, um nach Status, Kategorie, Verlängerungsterminen und Leistung zu filtern und Daten für Berichte zu exportieren.
Häufig gestellte Fragen
1. What are supplier management forms?
Supplier management forms are documents or online forms used to collect and manage supplier information, compliance documents, approvals, and performance records.
2. Why are supplier management forms important?
They standardize vendor data collection, reduce risk, improve compliance, and speed up procurement workflows.
3. What information is typically included in supplier management forms?
Common fields include company details, contact info, service categories, banking and tax information, certifications, contracts, and performance or issue records.
4. Who uses supplier management forms?
Procurement, supply chain, finance, and compliance teams use these forms, and suppliers often complete onboarding and documentation submissions.
5. Are supplier management forms only for onboarding?
No. They are also used for compliance updates, document renewals, performance reviews, and issue reporting.
6. Can supplier management forms collect certificates and contracts?
Yes. Jotform file upload fields can collect documents such as insurance certificates, compliance files, tax forms, and signed contracts.
7. How do supplier management forms support compliance?
They ensure required documentation is collected consistently and stored in one place for audit and renewal tracking.
8. Can supplier management forms be customized by supplier type?
Yes. Conditional logic and custom fields can tailor questions and required documents based on supplier category, region, or risk level.