Fleet Management Forms

Fleet management forms are structured documents used to manage and document fleet operations, vehicle usage, maintenance coordination, and compliance activities. They help organizations collect consistent information about vehicles, drivers, schedules, costs, incidents, and service needs so fleets can run safely and efficiently. Fleet management forms are commonly used by logistics companies, delivery services, construction and field service teams, municipalities, and any organization operating multiple vehicles. Typical workflows include vehicle assignment, inspection reporting, maintenance requests, fuel and mileage tracking, incident documentation, and compliance checks. By standardizing these processes, fleet management forms reduce downtime, improve accountability, and support better operational decision-making.

With Jotform, fleet management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized for different vehicle types and operational policies. Conditional logic can show relevant questions based on vehicle category or request type, while file upload fields can collect photos, receipts, or supporting documents. Submissions are stored in Jotform Tables, making it easy to track fleet activity, filter by vehicle or driver, and maintain organized records. Automated notifications can alert managers about urgent issues such as failed inspections, accidents, or overdue maintenance needs.

Use Cases of Fleet Management Forms

Fleet management forms support daily operations, maintenance workflows, and safety and compliance documentation. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Mögliche Use Cases:

• Anträge auf Zuweisung eines Fahrzeugs und Fahrerberechtigung
• Inspektionen vor und nach der Fahrt sowie Mängelberichte
• Aufnahme von Wartungsanfragen und Terminvereinbarung für Serviceleistungen
• Einträge zu Kraftstoff, Kilometerstand und Spesen
• Flottenunfallberichte und Versicherungsunterlagen
• Compliance Checklisten und Sammlung auditfähiger Unterlagen

Lösungsansätze:

• Zentralisieren Sie Flotteninformationen anstelle von verstreuten Protokollen und E-Mails
• Verbessern Sie die Sicherheit, indem Sie Inspektionen und Fehlerberichte standardisieren
• Reduzieren Sie Ausfallzeiten, indem Sie Wartungsanforderungen schneller weiterleiten
• Unterstützung für die Kostenverfolgung und die Dokumentation der Compliance für alle Fahrzeuge

Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• Flottenmanager und Betriebsteams
• Fahrer und Fahrzeugführer
• Einsatzkoordinatoren
• Wartungs- und Serviceteams
• Sicherheits- und Compliance-Mitarbeiter

Unterschiede der Erstellungsmethoden:

• Formulare für Flotteninspektionen und Mängelberichte listen den Fahrzeugzustand anhand von Checklisten auf, markieren Punkte als bestanden oder nicht bestanden, fügen Mängelhinweise hinzu und lassen sich durch Fotos belegen.
• Formulare für Wartung und Instandhaltung der Flotte fokussieren sich auf Fahrzeug-ID, Problemart, Schweregrad, Terminverfügbarkeit, Lieferantenpräferenzen sowie Genehmigungs- oder Arbeitsauftrag-Details.
• Formulare zur Flottennutzung und Kostenverfolgung priorisieren Angaben zu Fahrten, Kilometerstand, Kraftstoffverbrauch, Belegen, Ausgabenkategorien und Fahrerhaftung.

How to Create a Fleet Management Form

Creating a fleet management form with Jotform helps you standardize fleet workflows while keeping reporting fast and field-friendly.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz neu

Klicken Sie in „Mein Workspace“ auf „Erstellen“ und wählen Sie „Formular“. Beginnen Sie entweder von Grund auf neu oder greifen Sie auf eine Vorlage für Flotte, Inspektion oder Wartung zurück. Ein klassisches Formular passt gut für detaillierte Protokolle, während ein Kartenformular Fahrer Schritt für Schritt durch Aufgaben führt.

2. Add Vehicle and Driver Identification Fields

Klicken Sie auf „Element hinzufügen“, um Fahrzeug-ID/Einheitsnummer, Kennzeichen, Fahrernamen, Standort sowie Datum und Uhrzeit einzutragen. Dropdown-Menüs unterstützen Sie dabei, Fahrzeugtypen und Routen einheitlich zu erfassen.

3. Build Sections Based on Fleet Workflow

Fügen Sie je nach Bedarf Inspektionschecklisten, Felder für Wartungsprobleme, Angaben zu Kraftstoff und Kilometerstand oder Details zu Vorfällen hinzu. Halten Sie die Felder einheitlich, damit die Berichte für alle Fahrzeuge vergleichbar sind.

4. Use Conditional Logic for Exceptions

Nutzen Sie bedingte Logik, um Follow-up-Fragen nur anzuzeigen, wenn tatsächlich Probleme gemeldet werden. Wenn ein Inspektionspunkt nicht bestanden wird, lassen Sie die Fehlerbeschreibung und den Foto-Upload erscheinen. Bei hohem Schweregrad fügen Sie die Felder „Eskalation“ und „Fahrzeug außer Betrieb“ hinzu.

5. Benachrichtigungen und Genehmigungen einrichten

Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen ein, damit Flottenmanager oder Wartungsteams sofort über dringende Probleme informiert werden. Legen Sie Genehmigungen an, wenn bestimmte Anfragen der Zustimmung eines Managers bedürfen.

6. Publish, Test, and Track in Jotform Tables

Testen Sie das Formular auf Mobilgeräten und senden Sie es in verschiedenen Szenarien ab. Veröffentlichen Sie den Link oder QR-Code und schicken Sie ihn an die Fahrer. Die Antworten landen in Jotform Tabellen, wo Sie sie filtern, exportieren und für Berichte nutzen können.