Computer-Ausgabeformular

Equipment management forms are structured documents used to manage the full lifecycle of equipment, from onboarding and assignment to tracking, maintenance, and retirement. They help organizations keep accurate records of what equipment exists, who is responsible for it, where it is located, and what condition it is in. Equipment management forms are commonly used by IT teams, operations departments, facilities teams, warehouses, labs, schools, and field service organizations to manage assets like laptops, tools, instruments, devices, and specialized machinery. By standardizing equipment workflows, these forms reduce loss, improve accountability, and support better planning and compliance.

With Jotform, equipment management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and connected to consistent tracking in Jotform Tables. Conditional logic can tailor fields based on equipment type or workflow action, while file upload fields can collect receipts, photos, warranties, and service documentation. Teams can use automated notifications to confirm assignments, flag overdue returns, or route maintenance requests. This makes it easier to manage equipment records in one place and keep equipment processes consistent across teams.

Use Cases of Equipment Management Forms

Equipment management forms support centralized control of equipment records and workflows across departments. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Mögliche Use Cases:

• Gerätebestand erfassen und Assets anlegen
• Gerätezuweisung und Verantwortungsbestätigung
• Geräteübergabe, Ausleihe und Rückgabeverfolgung
• Wartungsberichte und Erfassung von Servicedokumentationen
• Geräteprüfungen und Standortüberprüfung
• Dokumentation zur Stilllegung, Entsorgung oder zum Austausch von Geräten

Lösungsansätze:

• Eine einzige zuverlässige Quelle für den Status und die Eigentümerschaft von Geräten schaffen
• Verluste reduzieren durch Nachverfolgung von Zuweisungen, Übertragungen und Rückgaben
• Verbesserte Wartungsplanung durch eine dokumentierte Servicehistorie
• Audits mit übersichtlichen, durchsuchbaren Gerätedaten

Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• IT-, Asset-Management- und Betriebsteams
• Einrichtungs- und Wartungspersonal
• Lagerkoordinatoren und Inventurteams
• Leads, die gemeinsam genutzte Geräte verwalten
• Mitarbeiter, Studierende oder Techniker, die Geräte nutzen

Unterschiede der Erstellungsmethoden:

• Formulare für die Bestandsaufnahme und Erfassung von Geräten erfassen Gerätetyp, Seriennummer, Inventarnummer, Kaufdaten, Garantie sowie den ursprünglichen Zustand.
• Formulare für die Zuweisung und Übertragung von Geräten dokumentieren Änderungen der Verwahrung, Bestätigungen durch den Benutzer, neue Standorte, voraussichtliche Rückgabedaten (bei vorübergehender Nutzung) und die Übernahme der Verantwortung.
• Formulare für Wartung und Außerbetriebnahme von Geräten fokussieren sich auf Wartungshistorie, Zustandsbewertungen, Entscheidungen zu Reparatur oder Austausch, Entsorgungsunterlagen und Anhänge wie Rechnungen oder Zertifikate.

How to Create an Equipment Management Form

Creating an equipment management form with Jotform helps you standardize asset workflows and keep equipment records consistent and easy to audit.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie komplett neu

Klicken Sie in „Mein Workspace“ auf „Erstellen“ und wählen Sie „Formular“. Starten Sie mit einer Inventar- oder Nachverfolgungsvorlage und passen Sie sie für das Lebenszyklusmanagement Ihrer Geräte an.

2. Add Equipment Identification Fields

Erfassen Sie die Inventarnummer, den Namen oder Typ der Ausrüstung, die Seriennummer, den Standort und die Abteilung. Fügen Sie bei Bedarf Felder für das Kaufdatum und die Garantie hinzu.

3. Define the Equipment Workflow Action

Fügen Sie ein Dropdown-Menü mit Aktionstypen wie Onboarding, Zuweisung, Versetzung, Wartung, Audit oder Pensionierung hinzu. Verwenden Sie bedingte Logik, um den für diese Aktion relevanten Abschnitt anzuzeigen.

4. Capture Accountability and Supporting Evidence

Bei Aufträgen fügen Sie bei Bedarf Verantwortungsbestätigungen und Unterschriften hinzu. Bei Wartungs- und Stilllegungsarbeiten dokumentieren Sie den Zustand, notieren die Servicedetails und laden relevante Dateien hoch.

5. Benachrichtigungen und Genehmigungen einrichten

Leiten Sie Formulare je nach Maßnahmentyp und Dringlichkeit an das passende Team weiter. Informieren Sie die Antragstellenden, wenn sich Datensätze ändern oder wenn eine Nachfassung nötig ist.

6. Track Equipment in Jotform Tables

Speichern Sie Einreichungen in Tabellen und filtern Sie nach Asset-ID, Status, Benutzer oder Standort. Exportieren Sie Datensätze für Audits, Budgetierung oder Berichterstellung.