Facility Management Forms
Gebäudeinspektions Checkliste
Dokumentieren Sie Objektbegehungen mit dem Gebäudeinspektions-Checklistenformular und erfassen Sie Zustände, Sicherheitsprüfungen und Fotohinweise für Hausverwaltung, Facility Management und Bauverantwortliche in Jotform.
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Standortinspektionsformular
Dokumentieren Sie Begehungen und Prüfungen vor Ort mit dem Standortinspektionsformular und sammeln Sie Ergebnisse zentral für Facility Management, Sicherheitsbeauftragte und Qualitätsverantwortliche in Jotform.
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Schlüssel Ausgabeformular
Dokumentieren Sie Schlüsselübergaben im Betrieb, in der Hausverwaltung oder in Einrichtungen mit dem Schlüssel-Ausgabeformular und halten Sie Ausgabe, Rückgabe und Bestätigungen für eine klare Nachverfolgung fest.
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Einrichtungsanfrageformular
Erfassen Sie interne Einrichtungsanfragen für Gebäude und Räume mit dem Einrichtungsanfrageformular und vereinfachen Sie Datenerfassung, Priorisierung und Weiterleitung in Teams mit Jotform.
Go to Category:AnfrageformulareÜber Facility Management Forms
Facility management forms are structured documents used to manage and document facility operations such as maintenance, inspections, space requests, and service coordination. They help organizations collect consistent information about building issues, work orders, safety checks, vendor visits, and operational needs so facilities can run smoothly and safely. Facility management forms are commonly used in offices, campuses, hospitals, hotels, retail locations, warehouses, and industrial sites. Typical workflows include maintenance requests, preventive inspection checklists, cleaning schedules, access requests, and incident reporting. By standardizing these processes, facility management forms reduce delays, improve accountability, and create clear records for follow-up and compliance.
With Jotform, facility management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and tailored to different buildings, departments, or service categories. Conditional logic can show relevant questions based on request type or urgency, and file upload fields can collect photos of issues, invoices, or vendor documents. Submissions are stored in Jotform Tables, making it easy to track requests by location, priority, and status. Automated notifications can alert the right facility staff when urgent repairs, safety risks, or service interruptions are reported.
Use Cases of Facility Management Forms
Facility management forms support maintenance workflows, safety operations, and service coordination across buildings. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.
Mögliche Use Cases:
- Erfassung von Wartungs- und Reparaturanfragen für Einrichtungen
- Arbeitsauftragsgenehmigungen und Serviceterminplanung
- Berichte zu Inspektions- und Sicherheitschecklisten
- Reinigungs-, Hausmeister- und Instandhaltungsberichte
- Lieferantenzugang und Koordination von Serviceeinsätzen
- Meldung von Vorfällen und Gefahren in Einrichtungen
Lösungsansätze:
- Zentralisieren Sie Facility-Anfragen anstelle von verstreuten Anrufen und E-Mails
- Verbessern Sie die Reaktionszeit, indem Sie Standort und Dringlichkeit klar erfassen
- Unterstützen Sie die vorbeugende Wartung durch strukturierte Prüfungen
- Erstellen Sie Dokumentation für Compliance, Audits und Lieferantenmanagement
Mögliche Verantwortliche und Nutzer:
- Facility-Manager und Gebäudebetriebsteams
- Wartungstechniker und Helpdesk-Personal
- Büroadministratoren und Abteilungskoordinatoren
- Lieferanten und Auftragnehmer (für geplante Arbeiten)
- Mitarbeiter oder Mieter, die Anfragen einreichen
Unterschiede der Erstellungsmethoden:
- Formulare für Wartungsanfragen für Einrichtungen konzentrieren sich auf die Art des Problems, den genauen Standort, die Dringlichkeit, die Auswirkungen, Fotos und bevorzugte Zugangszeiten für Reparaturen.
- Formulare für Facility-Inspektionen und Compliance-Checklisten legen den Schwerpunkt auf Bestanden/Nicht-bestanden-Prüfpunkte, Zustandsbewertungen, Sicherheitshinweise und die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
- Formulare für die Planung von Facility Services und die Koordination mit Anbietern priorisieren Arbeitsumfang, Besuchstermine, Details zum Zugang zum Standort, Ansprechpartner sowie erforderliche Genehmigungen oder Dokumente.
How to Create a Facility Management Form
Creating a facility management form with Jotform helps you standardize how facility issues and requests are reported, routed, and tracked.
1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz neu
Klicken Sie in Ihrem Workspace auf „Erstellen" und wählen Sie „Formular". Sie können mit einer Wartungs- oder Anfrageformular-Vorlage beginnen und diese an Ihren Facility-Workflow anpassen.
2. Add Location and Request Context Fields
Verwenden Sie „Eintrag hinzufügen", um Gebäudenamen, Etage/Raum, Anfragekategorie (Elektrik, HVAC, Sanitär, Reinigung) und Dringlichkeitsstufe zu erfassen.
3. Capture Details Needed for Action
Fügen Sie eine Beschreibung, Fotos, bevorzugte Zugriffszeiten und Angaben dazu hinzu, ob der Betrieb beeinträchtigt wird. Verwenden Sie strukturierte Dropdown-Menüs, um die Daten konsistent zu halten.
4. Use Conditional Logic for Different Request Types
Zeigen Sie verschiedene Bereiche für Wartung, Inspektionen oder Lieferantenbesuche an. Bei dringenden Sicherheitsproblemen zeigen Sie Eskalations- und „Bereich gesperrt"-Felder an.
5. Benachrichtigungen und Routing einrichten
Benachrichtigen Sie das richtige Team basierend auf Kategorie oder Dringlichkeit und senden Sie eine Bestätigung mit den nächsten Schritten an den Antragsteller.
6. Track Requests in Jotform Tables
Nutzen Sie Jotform Tabellen, um nach Gebäude, Status, Priorität und Datum zu filtern und Daten für Berichte zu exportieren.
Häufig gestellte Fragen
1. What are facility management forms?
Facility management forms are documents or online forms used to manage building operations such as maintenance requests, inspections, service scheduling, and incident reporting.
2. Why are facility management forms important?
They standardize reporting, improve response times, and create clear records for repairs, compliance, and follow-up.
3. What information is typically included in facility management forms?
Common fields include location details, issue category, urgency, description, attachments like photos, and service scheduling information.
4. Who uses facility management forms?
Facility managers, maintenance teams, office administrators, vendors, and employees or tenants submitting requests may all use these forms.
5. Are facility management forms only for offices?
No. They’re used in many settings including campuses, hospitals, hotels, retail spaces, warehouses, and industrial facilities.
6. Can facility issues be reported from a phone?
Yes. Jotform forms are mobile-friendly, so users can report facility issues on-site using a phone or tablet.
7. Can facility management forms support inspections and compliance?
Yes. Facilities can use checklist-based forms for safety inspections, condition assessments, and corrective action documentation.
8. Can forms be customized for different buildings or departments?
Yes. Conditional logic and custom fields can tailor forms to different locations, request types, and approval processes.