Facility Management Forms
Gebäudeinspektions Checkliste
Dokumentieren Sie Objektbegehungen mit dem Gebäudeinspektions-Checklistenformular und erfassen Sie Zustände, Sicherheitsprüfungen und Fotohinweise für Hausverwaltung, Facility Management und Bauverantwortliche in Jotform.
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Standortinspektionsformular
Dokumentieren Sie Begehungen und Prüfungen vor Ort mit dem Standortinspektionsformular und sammeln Sie Ergebnisse zentral für Facility Management, Sicherheitsbeauftragte und Qualitätsverantwortliche in Jotform.
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Schlüssel Ausgabeformular
Dokumentieren Sie Schlüsselübergaben im Betrieb, in der Hausverwaltung oder in Einrichtungen mit dem Schlüssel-Ausgabeformular und halten Sie Ausgabe, Rückgabe und Bestätigungen für eine klare Nachverfolgung fest.
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Einrichtungsanfrageformular
Erfassen Sie interne Einrichtungsanfragen für Gebäude und Räume mit dem Einrichtungsanfrageformular und vereinfachen Sie Datenerfassung, Priorisierung und Weiterleitung in Teams mit Jotform.
Go to Category:AnfrageformulareÜber Facility Management Forms
Facility management forms are structured documents used to manage and document facility operations such as maintenance, inspections, space requests, and service coordination. They help organizations collect consistent information about building issues, work orders, safety checks, vendor visits, and operational needs so facilities can run smoothly and safely. Facility management forms are commonly used in offices, campuses, hospitals, hotels, retail locations, warehouses, and industrial sites. Typical workflows include maintenance requests, preventive inspection checklists, cleaning schedules, access requests, and incident reporting. By standardizing these processes, facility management forms reduce delays, improve accountability, and create clear records for follow-up and compliance.
With Jotform, facility management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and tailored to different buildings, departments, or service categories. Conditional logic can show relevant questions based on request type or urgency, and file upload fields can collect photos of issues, invoices, or vendor documents. Submissions are stored in Jotform Tables, making it easy to track requests by location, priority, and status. Automated notifications can alert the right facility staff when urgent repairs, safety risks, or service interruptions are reported.
Use Cases of Facility Management Forms
Facility management forms support maintenance workflows, safety operations, and service coordination across buildings. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.
Mögliche Use Cases:
- Meldung von Instandhaltungs- und Reparaturaufträgen
- Auftragsfreigaben und Terminplanung für Serviceleistungen
- Inspektions- und Sicherheitschecklistenberichte
- Reinigung, Hausmeisterdienste und Instandhaltungsberichte
- Zugang für Lieferanten und Koordination von Servicebesuchen
- Meldung von Vorfällen und Gefahren in Einrichtungen
Lösungsansätze:
- Zentralisieren Sie Anfragen zu Einrichtungen, statt verstreute Anrufe und E-Mails zu erhalten
- Verbessern Sie Reaktionszeiten durch klare Erfassung von Standort und Dringlichkeit
- Fördern Sie proaktive Wartung durch strukturierte Inspektionen
- Erstellen Sie Dokumentationen für Compliance, Audits und Lieferantenmanagement
Mögliche Verantwortliche und Nutzer:
- Facility Manager und Gebäudemanagementteams
- Wartungstechniker und Servicedesk-Mitarbeiter
- Büroleiter und Abteilungskoordinatoren
- Lieferanten und Auftragnehmer (für geplante Arbeiten)
- Mitarbeiter oder Mieter, die Anträge einreichen
Unterschiede der Erstellungsmethoden:
- Wartungsanfrage-Formulare erfassen Art des Problems, den genauen Ort, die Dringlichkeit, mögliche Folgen, Fotos sowie die bevorzugten Zugangszeiten für Reparaturen.
- Anlageninspektions- und Compliance-Checklistenformulare konzentrieren sich auf Prüfpunkte zur Bewertung von Zustand und Sicherheit sowie auf die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
- Formulare zur Planung von Facility-Services und zur Koordination von Lieferanten erfassen den Arbeitsumfang, den Besuchstermin, die Zugangsdaten zum Standort, den Ansprechpartner sowie nötige Genehmigungen oder Dokumente.
How to Create a Facility Management Form
Creating a facility management form with Jotform helps you standardize how facility issues and requests are reported, routed, and tracked.
1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie komplett neu
Klicken Sie in „Mein Workspace“ auf „Erstellen“ und wählen Sie „Formular“. Sie können mit einer Wartungs- oder Anforderungsvorlage starten und sie an den Ablauf Ihrer Einrichtung anpassen.
2. Add Location and Request Context Fields
Klicken Sie auf „Element hinzufügen“, um den Gebäudenamen, die Etage/den Raum, die Kategorie der Anfrage (Elektrik, Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Sanitär, Reinigung) und den Dringlichkeitsgrad zu erfassen.
3. Capture Details Needed for Action
Fügen Sie eine Beschreibung, Fotos, bevorzugte Zugangszeiten und Angaben dazu hinzu, ob der Betrieb beeinträchtigt ist. Verwenden Sie strukturierte Dropdown-Menüs, um die Daten konsistent zu halten.
4. Use Conditional Logic for Different Request Types
Zeigen Sie separate Abschnitte für Wartung, Inspektionen und Lieferantenbesuche an. Bei dringenden Sicherheitsproblemen zeigen Sie die Felder „Eskalation“ und „Bereich gesperrt“ an.
5. Benachrichtigungen und Weiterleitung einrichten
Informieren Sie das zuständige Team anhand von Kategorie oder Dringlichkeit, und schicken Sie dem Anfragenden eine Bestätigung mit den nächsten Schritten.
6. Track Requests in Jotform Tables
Nutzen Sie Jotform Tabellen, um nach Gebäude, Status, Priorität und Datum zu filtern und Daten für Berichte zu exportieren.
Häufig gestellte Fragen
1. What are facility management forms?
Facility management forms are documents or online forms used to manage building operations such as maintenance requests, inspections, service scheduling, and incident reporting.
2. Why are facility management forms important?
They standardize reporting, improve response times, and create clear records for repairs, compliance, and follow-up.
3. What information is typically included in facility management forms?
Common fields include location details, issue category, urgency, description, attachments like photos, and service scheduling information.
4. Who uses facility management forms?
Facility managers, maintenance teams, office administrators, vendors, and employees or tenants submitting requests may all use these forms.
5. Are facility management forms only for offices?
No. They’re used in many settings including campuses, hospitals, hotels, retail spaces, warehouses, and industrial facilities.
6. Can facility issues be reported from a phone?
Yes. Jotform forms are mobile-friendly, so users can report facility issues on-site using a phone or tablet.
7. Can facility management forms support inspections and compliance?
Yes. Facilities can use checklist-based forms for safety inspections, condition assessments, and corrective action documentation.
8. Can forms be customized for different buildings or departments?
Yes. Conditional logic and custom fields can tailor forms to different locations, request types, and approval processes.