L’IA di solito avvia il tuo lavoro. Ora può anche aiutarti a portarlo a termine.
Per molti di noi, strumenti come ChatGPT e Claude sono diventati un elemento fondamentale del nostro stack tecnologico, spesso utilizzati per dare il via ad attività o progetti. Sempre più spesso, l’IA ci aiuta in compiti come la redazione di accordi, contratti, documenti di consenso o materiali di onboarding.
Per le piccole e medie imprese e per i team di vendita, finanza e risorse umane, tuttavia, creare un documento è solo l’inizio. Quando quel documento richiede una firma elettronica, i team devono spesso passare ad altri flussi di lavoro per preparare i campi, configurare i destinatari, inviare il documento e monitorarne l’avanzamento.
Ed è proprio questo il problema di fondo: le conversazioni con l’IA possono produrre risultati utili, ma il flusso di lavoro si interrompe spesso quando è necessario passare alle azioni successive.
Stiamo risolvendo questo problema con l’introduzione di Jotform Sign per ChatGPT e Claude. Il plug-in o connettore collega la tua conversazione con l’IA a un processo di firma completo. Dedichi meno tempo alle attività amministrative e puoi invece portare gli accordi dall’ideazione alla firma digitale con meno interruzioni.
Con Jotform Sign per ChatGPT e Claude, non stiamo semplicemente portando l’IA nei documenti. Stiamo portando i flussi di lavoro documentali nell’IA.
Dalla conversazione all’accordo firmato
Con questa funzionalità, le tue conversazioni con Claude e ChatGPT possono fungere da punto di accesso, offrendoti le funzionalità di Jotform Sign direttamente dove stai già lavorando.
Inizia con un semplice prompt, come ad esempio
- “Trasforma questo accordo commerciale in un documento da firmare per due firmatari.”
- “Prepara questo modulo di consenso e invialo al cliente.”
- “Crea un NDA per un nuovo collaboratore esterno.”
Tutto ciò che devi fare è descrivere il documento da firmare di cui hai bisogno in linguaggio semplice oppure caricare un documento esistente. Da lì, puoi usare ChatGPT o Claude per personalizzare, visualizzare in anteprima e inviare il tuo documento per la firma.
Come creare e preparare documenti tramite conversazione
Jotform Sign per ChatGPT e Claude può ridurre il numero di passaggi (e il tempo impiegato) tra il momento in cui decidi di aver bisogno di un accordo e il suo completamento. Vediamo insieme quanto velocemente possiamo passare dall’identificazione di un’esigenza aziendale alla creazione di un documento operativo.
Collega il plugin o connettore di Jotform Sign
Vai alla sezione Plugin in ChatGPT oppure a Personalizza > Connettore in Claude. Cerca Jotform Sign, quindi collega Jotform al tuo account.
Inizia con un prompt
Per prima cosa, descrivi il documento di cui hai bisogno in linguaggio semplice. In questo esempio, ho generato una lettera di assunzione HR per una piccola impresa. Ho iniziato la mia richiesta con “@jotform sign” per attivare la funzionalità di firma elettronica.
In circa 10–15 secondi, ho una versione funzionante di una lettera di assunzione, completa di campo per la firma elettronica. Potrei aver bisogno di personalizzare il documento, ma ho ridotto notevolmente il tempo normalmente necessario per avviare il flusso di lavoro.
Parti da un PDF o un documento che hai già
Con Jotform Sign per ChatGPT e Claude, è altrettanto semplice caricare un documento esistente e trasformarlo in un flusso di lavoro per la firma elettronica.
Nell’esempio qui sotto, ho caricato un PDF e ho utilizzato questo prompt nell’interfaccia di Claude: “@jotform sign trasforma questo pdf in un modulo di liberatoria da firmare.”
Jotform Sign per ChatGPT e Claude supporta documenti PDF e DOCX, e i campi sono personalizzabili, rendendo i tuoi documenti aziendali esistenti un punto di partenza semplice per i flussi di lavoro con firma digitale.
Personalizza prima di inviare
Tornando al mio esempio su ChatGPT, ci sono un paio di modifiche che vorrei apportare al documento prima di procedere al passaggio successivo. Posso effettuare queste modifiche in pochi secondi semplicemente descrivendo cosa voglio aggiungere in un prompt aggiuntivo.
In questo modo, l’IA diventa un pratico assistente che può velocizzare la preparazione dei documenti da firmare mentre tu rivedi e correggi i risultati.
Mantieni il controllo durante l’intero processo. Cliccando il pulsante Modifica all’interno del documento Sign puoi regolare manualmente i campi. Puoi anche aprire il documento in Jotform Sign o inviarlo per la firma dalla schermata Modifica.
Il pulsante Anteprima nel documento Sign ti permette di vedere come apparirà il documento firmato effettivo per ciascun ruolo di firmatario.
Da un semplice documento a un flusso di lavoro completo per la firma elettronica
Una cosa è produrre un documento assistito dall’IA. Ma Jotform Sign per ChatGPT e Claude estende questa capacità per creare un intero flusso di lavoro di firma elettronica assistito dall’IA, offrendoti un percorso più breve verso il completamento di un accordo.
Ad esempio, posso definire i ruoli dei firmatari, stabilire un ordine di firma per il flusso di lavoro e aggiungere destinatari in CC prima di inviare il documento.
Invia per la firma elettronica
Ora siamo pronti a passare dalla preparazione del documento alla raccolta della firma digitale. Il nostro documento diventa un flusso di lavoro operativo che funziona in sinergia con Jotform Sign nel backend.
Ho definito e configurato i destinatari per il mio flusso di firma direttamente nella chat.
Per prima cosa, il mio candidato riceve il documento via email. Una volta che firma, io ricevo automaticamente il documento via email per completare il flusso di lavoro.
Mantieni il flusso di lavoro in movimento
Infine, posso mantenere il mio flusso di lavoro attivo nell’interfaccia di ChatGPT o Claude controllando lo stato delle firme e analizzando le risposte del modulo.
Posso anche visualizzare il documento e configurare email automatiche con cadenza settimanale (o con altra frequenza personalizzata) per ricevere aggiornamenti sullo stato delle firme e del completamento e identificare eventuali campi mancanti o incoerenti.
Tutte le parti firmatarie ricevono inoltre una copia del documento completato via email.
Il risultato è la creazione di documenti potenziata dall’IA con le funzionalità di Jotform Sign, riducendo la necessità di passare da uno strumento all’altro e accorciando il percorso verso la firma digitale dei contratti.
La comodità dell’IA…con il controllo a ogni passaggio importante
Ogni volta che invii un documento per la firma, significa che si sta raggiungendo un accordo ufficiale, il che richiede fiducia nel tuo flusso di lavoro per la firma elettronica.
Il vantaggio principale di questa nuova funzionalità è che l’IA rende il flusso di lavoro più semplice da gestire. Jotform Sign alimenta il processo di firma elettronica — ma sei tu a mantenere il controllo.
Dall’autenticazione del tuo account Jotform alla decisione su quando un documento è pronto per essere inviato, puoi usare l’IA per semplificare le attività amministrative nel tuo flusso di firma, mantenendo le decisioni aziendali importanti nelle tue mani.
E poiché questa integrazione include funzionalità chiave di Jotform Sign come la modifica dei documenti e la raccolta della firma digitale direttamente in strumenti come ChatGPT e Claude, puoi trovare ciò di cui hai bisogno e mantenere il tuo flusso di lavoro attivo senza cambiare piattaforma.
Un unico flusso di lavoro per la firma elettronica, tanti modi per utilizzarlo
Vediamo più da vicino come diversi settori possono utilizzare Jotform Sign per ChatGPT e Claude per completare più facilmente i propri processi di firma digitale documenti.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
|
Risorse umane |
Crea lettere di assunzione o accordi di onboarding, configura i ruoli di firma del dipendente e delle risorse umane, inviali e monitora il completamento per far procedere il processo di inserimento |
|
Vendite |
Prepara un contratto con il cliente o un accordo di servizio, rivedi le condizioni, assegna i campi firma per il cliente e l’azienda e invialo senza interrompere il flusso di lavoro commerciale |
|
Operations |
Crea accordi con i fornitori, liberatorie, approvazioni o altri documenti operativi e coordina le firme tra più parti interessate |
|
Legale |
Prepara o carica un NDA o un accordo, perfeziona il contenuto, configura i ruoli e l’ordine di firma, revisiona il documento e invialo quando è pronto |
|
Acquisti/finanza |
Prepara approvazioni finanziarie o documenti di autorizzazione, indirizzali ai firmatari appropriati e monitora le firme in sospeso |
I documenti da firmare possono essere diversi, ma l’obiettivo è lo stesso: meno lavoro amministrativo tra l’identificazione di ciò che deve essere fatto e la raccolta delle firme necessarie.
Mantieni la conversazione in movimento
La raccolta della firma elettronica è una delle funzionalità più utilizzate di Jotform. Jotform Sign per ChatGPT e Claude risponde a questa esigenza in linea con il modo in cui molti di noi lavorano oggi: iniziando sempre più spesso le proprie attività nell’IA conversazionale. Le conversazioni con l’IA diventano più utili quando sfociano naturalmente in flussi di lavoro operativi.
Jotform Sign per ChatGPT e Claude ti aiutano a passare dall’intenzione all’azione all’interno della stessa esperienza conversazionale. Vai da un prompt iniziale alla creazione del documento, alla modifica, all’invio per la firma e al monitoraggio dell’avanzamento nella stessa interfaccia.
Prova Jotform Sign per ChatGPT e Claude!
Trasforma un prompt o un PDF in un documento pronto per la firma digitale, invialo alle parti interessate e monitora lo stato della firma in un’unica conversazione. Jotform Sign per ChatGPT e Claude porta i tuoi accordi dal concetto alla firma con meno interruzioni nel tuo flusso di lavoro.
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