Vertaisarviointilomake

Työlomakkeet ovat tärkeitä asiakirjoja, joita käytetään työntekijän koko elinkaaren ajan, rekrytoinnista ja perehdyttämisestä suorituksen arviointiin ja työsuhteen päättämiseen asti. Nämä lomakkeet auttavat organisaatioita keräämään, järjestämään ja hallinnoimaan kriittistä tietoa, kuten työhakemuksia, haastattelupalautetta, taustatarkistuksia, uusien työntekijöiden asiakirjoja, työaikaraportteja, suorituksen arviointeja ja lähtöhaastatteluja. Yhtenäistämällä tiedonkeruuprosessia työlomakkeet varmistavat yrityksen käytäntöjen ja lakisääteisten vaatimusten noudattamisen, virtaviivaistavat HR-työnkulkuja ja parantavat työnantajien ja työntekijöiden välistä viestintää. Olitpa sitten pienyrittäjä, HR-päällikkö tai rekrytoija, työlomakkeet ovat elintärkeitä tarkkojen tietojen ylläpitämisessä ja tehokkaan henkilöstöhallinnon tukemisessa.

Jotformin avulla työlomakkeiden luominen ja hallinta on saumaton ja kooditon kokemus. Jotformin intuitiivinen vedä ja pudota -ominaisuudella toimiva Form Builder antaa käyttäjien nopeasti suunnitella mukautettuja lomakkeita, jotka on räätälöity heidän erityisiin HR-tarpeisiinsa, aina työhakemuslomakkeista henkilöstön palautekyselyihin. Käyttäjät voivat valita tuhansista valmiista malleista, integroida suosittuihin HR-työkaluihin ja automatisoida tiedonkeruun ja ilmoitukset. Kaikki vastaukset tallennetaan turvallisesti ja ovat helposti saatavilla Jotform Tablesissa, mikä tekee työtietojen järjestämisestä, etsimisestä ja analysoinnista helppoa. Jotform mahdollistaa organisaatioille HR-prosessien digitalisoinnin, paperityön vähentämisen ja yleisen työntekijäkokemuksen parantamisen.

Työsuhdelomakkeiden käyttötapaukset

Työlomakkeet palvelevat monia tarkoituksia työllistämisprosessin eri vaiheissa. Niiden monipuolisuus tekee niistä välttämättömiä henkilöstöosastoille, rekrytoijille, johtajille ja yritysten omistajille. Tässä kerrotaan, miten työlomakkeita voidaan käyttää, ketkä niistä hyötyvät ja miten niiden sisältö voi vaihdella:

1. Mahdolliset käyttötapaukset:

• Työhakemus ja hakijoiden esikarsinta
• Haastattelun arviointi ja palautteen kerääminen
• Työntekijän perehdytys ja opastus
• Työajan- ja läsnäoloseuranta
• Suorituksen arviointi ja tavoitteiden asettaminen
• Työntekijäkyselyt ja palaute
• Vapaapyynnöt ja hyväksynnät
• Lähtöhaastattelut ja offboarding

2. Ongelmanratkaisun kohdat:

• Tehosta tiedonkeruuta ja vähennä manuaalista paperityötä.
• Varmista työlainsäädännön ja yrityksen käytäntöjen noudattaminen.
• Ylläpidä tarkkoja ja järjestettyjä työntekijätietoja.
• Helpota läpinäkyvää viestintää HR:n ja henkilöstön välillä.
• Automatisoi ilmoitukset ja hyväksynnät nopeuttamaan HR-prosesseja.

3. Mahdolliset omistajat ja käyttäjät:

• HR-päälliköt ja henkilöstö
• Rekrytoijat ja rekrytointipäälliköt
• Osastonjohtajat ja esimiehet
• Pienyritysten omistajat
• Työntekijät (itsepalvelulomakkeet)

4. Luontitapojen erot:

• Työhakemuslomakkeet: Keskittyvät keräämään hakijoiden tietoja, ansioluetteloita ja saatekirjeitä. Saattavat sisältää esivalintakysymyksiä ja suostumuksen taustatarkastuksiin.
• Perehdytyslomakkeet: Kerää henkilötiedot, hätäyhteystiedot, verolomakkeet ja käytäntöjen vahvistukset.
• Suorituksen arviointilomakkeet: Sisältävät arviointiasteikot, avoimen palautteen ja tavoitteiden asettamisen osiot.
• Lähtöhaastattelulomakkeet: Kysy lähtösyistä, palautetta työpaikasta ja parannusehdotuksia.
• Yhteenvetona työllisyyslomakkeet ovat mukautettavissa mihin tahansa HR-prosessiin, ja niiden sisältö sekä kentät vaihtelevat käyttötapauksen ja organisaation tarpeiden mukaan.

Miten luodaan työllisyyslomake

Työlomakkeen luominen Jotformin avulla on suoraviivainen prosessi, joka voidaan räätälöidä mihin tahansa henkilöstöhallinnon tilanteeseen, keräsitpä sitten työhakemuksia, perehdytitpä uusia työntekijöitä tai teitpä kehityskeskusteluja. Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua suunnittelemaan ja hallinnoimaan tehokkaita työlomakkeita organisaatiollesi:

1. Määrittele tarkoituksesi ja yleisösi

• Tunnista tietty HR-prosessi, jonka haluat tehostaa (esim. rekrytointi, perehdytys, suorituksen arviointi).
• Määritä, kuka lomakkeen täyttää (ehdokkaat, työntekijät, esimiehet) ja mitä tietoja sinun tarvitsee kerätä.

2. Aloita lomakkeesi rakentaminen

• Kirjaudu sisään Jotform-tilillesi ja napsauta ”Luo” My Workspace -sivullasi.
• Valitse "Lomake" ja päätä, aloitatko tyhjästä vai käytätkö Jotformin yli 10 000 työlomakemallista jotakin.
• Valitse asettelu: Perinteinen lomake (kaikki kysymykset yhdellä sivulla) kattaville lomakkeille, kuten perehdytyspaketeille, tai korttilomake (yksi kysymys per sivu) ohjattuihin kokemuksiin, kuten työhakemuksiin.

3. Lisää ja mukauta lomakekenttiä

Käytä vedä ja pudota -lomakkeenrakentajaa olennaisten kenttien lisäämiseen:

• Työhakemuksiin: Nimi, yhteystiedot, koulutus, työkokemus, ansioluettelon lataus, seulontakysymykset.
• Perehdytykseen: Henkilötiedot, hätäyhteystiedot, verolomakkeet, käytäntöjen kuittaukset.
• Suorituksen arviointiin: Arviointiasteikot, avoin palaute, tavoitteiden asettamisen osiot.
• Lähtöhaastatteluihin: Monivalinta- ja avoimia kysymyksiä lähtösyistä ja ehdotuksista.
• Integroi widgettejä sähköisille allekirjoituksille, tiedostojen latauksille tai ehdolliselle logiikalle näyttämään olennaisia kenttiä vastausten perusteella.

4. Mukauta ulkoasua

• Napsauta maalitelakuvaketta avataksesi Lomakkeen suunnittelijan.
• Yhdenmukaista lomakkeesi yrityksesi brändin kanssa säätämällä värejä, fontteja ja lisäämällä logosi.
• Valitse teema tai ulkoasu, joka sopii organisaatiosi tyyliin ja lomakkeen tarkoitukseen.

5. Määritä sähköposti-ilmoitukset ja automaatiot

• Asetukset-valikossa määritä sähköposti-ilmoitukset HR-henkilöstölle ja vahvistussähköpostit vastaajille.
• Käytä ehdollista logiikkaa ohjaamaan lähetykset oikealle osastolle tai esimiehelle.

6. Julkaise ja jaa lomakkeesi

• Napsauta ”Julkaise” luodaksesi jaettavan linkin tai upottaaksesi lomakkeen yrityksesi verkkosivustolle tai intranetiin.
• Jaa lomake sähköpostitse, sosiaalisessa mediassa tai suoralla linkillä kohdeyleisöllesi.

7. Testaa ja hallitse vastauksia

• Esikatsele lomakettasi ja lähetä testivastaus varmistaaksesi, että kaikki toimii odotetusti.
• Seuraa ja hallitse vastauksia Jotform Tablesissa, jossa voit suodattaa, hakea ja viedä tietoja jatkoanalyysiä varten.
• Näitä ohjeita noudattamalla voit luoda räätälöityjä työllisyyslomakkeita, jotka ratkaisevat HR-haasteita, parantavat tietojen tarkkuutta ja kohentavat työntekijäkokemusta — kaikki ilman koodausta.