So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Forms hinzu

Ganz gleich, ob Sie Online-Formulare für Ihre Buchhaltungsfirma, Ihre gemeinnützige Organisation oder Ihr Partyplanungsunternehmen benötigen: Online-Formulare sind eine einfache und bequeme Möglichkeit, wertvolle, verwertbare Daten zu sammeln und Feedback zu erhalten, um Ihr Unternehmen zu verbessern oder eine Veranstaltung zu organisieren.

Und dank der Entwicklung elektronischer Signaturen können Online-Formulare auch den zeitaufwändigen, teuren und umweltschädlichen Prozess des Druckens und Versendens von Papierformularen zur Unterzeichnung ersetzen. Formularersteller mit Funktionen für elektronische Signaturen erleichtern die Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten, die Erstellung von Genehmigungs-Arbeitsflüssen und die Zusammenarbeit bei Projekten mehr denn je.

Leider bieten nicht alle Online-Formularersteller die Funktion der elektronischen Unterschrift an – auch nicht das weithin bekannte und verwendete Google Forms.

Es gibt jedoch eine Lösung. Hier erfahren Sie, wie Sie einem Formular mit Google Forms eine elektronische Signatur hinzufügen können.

So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Forms hinzu

Da Google Forms keine native Funktion für elektronische Unterschriften bietet, müssen Sie zunächst ein Add-on herunterladen. Dieses E-Signatur-Add-on macht Ihre E-Signaturen zwar nicht rechtsverbindlich, kann aber für weniger formelle Anlässe verwendet werden, z. B. für ein Formular für einen Klassenausflug oder eine einfache Umfrage zum Mitarbeiter-Feedback.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem beliebten Add-on Signature ein Add-on für elektronische Unterschriften in Ihr Google Forms-Formular einfügen können.

1. Navigieren Sie zu Ihrer Google Forms-Startseite und wählen Sie das Formular aus, in das Sie eine elektronische Signatur einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Add-ons.
3. Geben Sie “Signatur” in das Feld Apps suchen ein, wählen Sie es aus, wenn es erscheint, und installieren Sie es. Hinweis: Sie werden auch eine Reihe anderer Optionen für Signatur-Add-Ons sehen, darunter Adobe Sign.
4. Damit das Signatur-Add-On nach der Installation funktioniert, müssen Sie eine Tabelle erstellen, in der Sie Ihre Formularantworten sammeln und speichern. Aktivieren Sie dies, indem Sie das grüne Tabellenkalkulationssymbol unter der Registerkarte Antworten auswählen.
5. Navigieren Sie dann auf der Registerkarte Einstellungen zu Antworten und deaktivieren Sie beide Optionen unter Anmeldung erforderlich. Auf diese Weise können auch Befragte außerhalb Ihres Unternehmens Ihr Online-Formular beantworten und die Beschränkung auf eine Antwort pro Person wird aufgehoben.
6. Als nächstes können Sie mit dem Hinzufügen der Felder für die elektronische Unterschrift beginnen. Wählen Sie dazu das Puzzleteil-Symbol oben auf der Seite und öffnen Sie das Add-on Signatur.
7. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Mehrere Signaturen (neu) oder Einzelne Signatur hinzufügen, wenn Sie nur die Signatur einer Person benötigen.
8. Deaktivieren Sie den Schutz der Ansichtslinks für empfangene Unterschriften, um Ihre Unterschriften einsehen zu können.
9. Wählen Sie dann im Menü Unterschrift den Link Test, um eine Vorschau Ihres Formulars anzuzeigen. Wenn alles funktioniert, sollte eine grüne Schaltfläche Unterschriftsseite anzeigen angezeigt werden. Dies ist dieselbe Schaltfläche, auf die die Befragten klicken müssen, um den elektronischen Unterzeichnungsprozess abzuschließen – sie werden dann auf eine separate Seite weitergeleitet, um das Formular zu unterzeichnen.
10. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass Ihr Link funktioniert, klicken Sie auf die Schaltfläche Link abrufen im Popup-Fenster Unterschrift, um den Link zu Ihrem Formular zu kopieren und an Ihre Befragten weiterzugeben. Hinweis: Die Freigabe Ihres Formulars über diesen Link ist die einzige Möglichkeit, mit der Ihre Befragten Ihr Google Form-Formular unterschreiben können. Die Funktion der elektronischen Unterschrift funktioniert nicht, wenn Sie Ihr Formular auf die übliche Weise mit anderen teilen.

Dieser Installations- und Einrichtungsprozess ist sowohl mühsam als auch umständlich – aber das größte Problem bei dieser Methode der elektronischen Unterschrift von Google Forms ist, dass es sich technisch gesehen immer noch nicht um eine echte elektronische Unterschrift handelt. Google Forms stellt die Identität der Person, die das Dokument unterschreibt, nicht auf vernünftige Weise fest und bietet den Nutzern keine rechtliche oder datenschutzrechtliche Sicherheit.

Wenn Sie keine Bestätigung erhalten, die angibt, wie die Signatur erstellt wurde – oder sogar einen Text oder eine Grafik, die dem unterzeichneten Datensatz hinzugefügt wurde, um zu beweisen, dass er mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet wurde – riskieren Sie, betrügerische elektronische Signaturen zu sammeln, dass Personen von Verträgen zurücktreten oder, dass Unterzeichner fälschlicherweise behaupten, sie hätten nicht verstanden, was sie unterschreiben.

Im Gegensatz zu Google Forms generiert Software für elektronische Signaturen wie DocuSign und Acrobat Sign ein Sicherheitszertifikat, das rückverfolgbare Informationen enthält – wer das Dokument unterzeichnet hat, wann er es unterzeichnet hat und wo er es unterzeichnet hat – und das oft auch die IP-Adresse des Unterzeichners enthält. Diese Software entspricht sowohl dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act) als auch dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA), was bei der Überprüfung der fraglichen elektronischen Signaturen helfen kann, wenn es Probleme mit dem signierten Dokument gibt.

Alternativen zu Google Forms

Google Forms ist möglicherweise nicht die beste Option für Sie, wenn Sie rechtsverbindliche elektronische Unterschriften für Ihre Online-Formulare benötigen. Außerdem sind die Möglichkeiten zur Gestaltung und Anpassung von Formularen, wie z. B. verfügbare Farben, Schriftarten und vorgefertigte Vorlagen, recht begrenzt. Wenn Sie ein Tool benötigen, das Ihren Anforderungen an die Erstellung von Online-Formularen und elektronischen Signaturen besser entspricht, sollten Sie in eine beliebte Software für elektronische Signaturen wie DocuSign, Acrobat Sign, PandaDoc oder, Jotform Sign investieren.

Alle vier Optionen sind umfassend, benutzerfreundlich und lassen sich mit leistungsstarken Drittanbieter-Apps integrieren, sodass Sie im Handumdrehen E-Dokumente erstellen, unterschreiben und weitergeben können.

Werfen wir einen genaueren Blick auf Jotform Sign und darauf, wie einfach Sie damit rechtsverbindliche elektronische Unterschriften sicher erfassen und speichern können.

Wie Sie mit Jotform Sign eine elektronische Signatur hinzufügen

Wie Google Forms ist auch die Plattform für elektronische Unterschriften Jotform Sign einfach zu bedienen und völlig codefrei. Sie bietet jedoch auch eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, Integrationsoptionen und Anpassungswerkzeuge, die sie für Ihr Unternehmen möglicherweise zur besseren Alternative machen.

Mit Jotform Sign haben Sie nicht nur die Wahl zwischen mehr als 600 vorgefertigten E-Signatur-Vorlagen, die Sie anpassen, unterschreiben und mit Kollegen und Kunden teilen können, sondern Sie können sie auch verwenden, um

• Genehmigungs-Workflows zu automatisieren.
• Mit Kollegen und Mitarbeitern zusammenarbeiten und kommunizieren, unabhängig davon, ob diese vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.
• Mehrere Antworten gleichzeitig zu erfassen.
• Umsetzbare, datengesteuerte Berichte zu erstellen.
• Einen Prüfpfad zu erstellen, damit Sie immer die volle Kontrolle über den Unterzeichnungsprozess haben – von Anfang bis Ende.
• Apps, Tabellen und E-Commerce-Shops zu erstellen.

Während Google Forms für die Erstellung einfacher Formulare und die Datenerfassung mehr als ausreichend ist, benötigen Sie für größere Befragtengruppen und komplexe Prozesse eine stärkere Lösung – wie Jotform Sign. Diese leistungsstarke Plattform verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um rechtsverbindliche elektronische Unterschriften zu sammeln, die Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Stress sparen.

WIE IMMER SOLLTEN SIE EINEN ANWALT KONSULTIEREN, BEVOR SIE SICH AUF EINEN FORMULARVERTRAG ODER EINE VERTRAGSVORLAGE VERLASSEN. DER OBIGE INHALT IST NUR ZU INFORMATIONSZWECKEN GEDACHT.