Erstellen eines Genehmigungsworkflows mit Google Forms
- Öffnen Sie Google Drive und klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
- Wählen Sie Google Forms aus und passen Sie es anschließend an Ihre Bedürfnisse an.
- Fügen Sie in Ihrem Formular ein Feld für die E-Mail-Adresse des Genehmigers hinzu.
- Machen Sie dieses Feld zum Pflichtfeld, indem Sie die Schaltfläche Erforderlich aktivieren.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol und wählen Sie Add-ons abrufen.
- Geben Sie Formulargenehmigungen in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.
- Wählen Sie das Add-on Formulargenehmigungen von formapprovals.com aus und klicken Sie auf Installieren.
- Klicken Sie auf Weiter und dann auf Zulassen.
- Kehren Sie zum Google-Formular zurück und klicken Sie dann im Tab Einstellungen auf Antworten.
- Wählen Sie entweder Verifiziert oder Antwortender.
- Klicken Sie auf das neue Puzzleteil-Symbol und wählen Sie das Add-on Formulargenehmigungen aus.
- Klicken Sie auf das schattierte Pluszeichen und wählen Sie Dynamischen Empfänger hinzufügen.
- Klicken Sie auf den Titel der Auswahlfrage, wählen Sie die Manager-E-Mail-Adresse aus und speichern Sie.
Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung
Entscheidungen werden in einer Organisation selten von nur einer Person getroffen. Daher ist es wichtig, den Genehmigungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten. Hier kommen Genehmigungsworkflows ins Spiel. Diese strukturierten Prozesse beschreiben die notwendigen Schritte zur Prüfung und Genehmigung wichtiger Entscheidungen und Maßnahmen innerhalb einer Organisation.
In der heutigen technologieorientierten Geschäftswelt lassen sich Genehmigungsprozesse am besten mithilfe von Software zur Prozessautomatisierung steuern. Google Forms ist ein beliebtes Tool zur Erstellung von Umfragen und Formularen, mit dem Nutzer individuelle Formulare erstellen und Einsendungen verwalten können. Obwohl es kein dediziertes Genehmigungstool bietet, können Nutzer mit dem Add-on „Formulargenehmigungen“ Genehmigungsprozesse für Google Forms erstellen.
Suchen Sie nach der besten Alternative zu Google Forms?
Die umfassende Formularlösung von Jotform ist mobilfreundlich und bietet die branchenweit meisten Integrationen. Nutzen Sie sie für Zahlungen, Workflow-Automatisierung, Leadgenerierung und vieles mehr.
So erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow für Google Forms
Genehmigungsworkflows können viele gängige Geschäftsprozesse automatisieren, darunter Beschaffungsanfragen, Budgetgenehmigungen, Urlaubsanträge und sogar Projektvorschläge. Praktisch jeder Geschäftsprozess, der eine Anfrage mit Genehmigungsbedarf von einem oder mehreren Beteiligten beinhaltet, profitiert von der Automatisierung von Genehmigungsworkflows. Diese Art der Automatisierung steigert die Effizienz, reduziert Fehler und ermöglicht dem Management, wichtige Entscheidungen zeitnah zu treffen.
Um einen Genehmigungsworkflow für Google Forms zu erstellen, benötigen Sie den Basis-Formulargenerator und ein Add-on. So geht’s:
- Öffne Google Drive.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu oben links auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie die Option Google Formulare, um ein neues Google-Formular zu erstellen.
- Passen Sie das Formular Ihren Bedürfnissen an, sei es für die Genehmigung von Urlaubsanträgen, Budgetvorschlägen oder anderen Anfragen, die eine Überprüfung durch die Beteiligten erfordern.
- Fügen Sie in Ihrem Formular ein Feld für die E-Mail-Adresse des Genehmigers hinzu. Im folgenden Beispiel ist dieses Feld mit Manager-E-Mail beschriftet.
- Machen Sie dieses Feld zu einem Pflichtfeld, indem Sie die Schaltfläche Erforderlich aktivieren.
- Klicken Sie anschließend auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Add-ons abrufen aus.
- Geben Sie „Formulargenehmigungen“ in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Erstellen Sie Formulare nahtlos in Google Workspace mit dem Formular-Generator von Jotform. Jetzt mehr erfahren!
- Wählen Sie das Add-on Formulargenehmigungen von formapprovals.com aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren.
- Klicken Sie auf Weiter und dann auf Zulassen, um die Installation des Add-ons zu genehmigen.
- Kehren Sie zu dem Google-Formular zurück, das Sie in einen Genehmigungsworkflow umwandeln möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und anschließend auf Antworten.
- Aktivierung Sie die Option Option zum Sammeln von E-Mail-Adressen und wählen Sie entweder Verifiziert (um Nutzer zur Anmeldung bei Google aufzufordern) oder Eingabe durch den Antwortenden (um Nutzer zur manuellen Eingabe ihrer E-Mail-Adresse aufzufordern). Das Add-on Formulargenehmigungen generiert und versendet dann automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, sobald ein Nutzer eine Antwort absendet.
- Klicken Sie anschließend auf das neue Puzzleteil-Symbol im oberen Menü, wählen Sie das Add-on Formulargenehmigungen aus und öffnen Sie es.
- Rechts unten auf dem Bildschirm öffnet sich ein neues Untermenü. Klicken Sie auf das schattierte Pluszeichen, um Dynamischen Empfänger hinzufügen auszuwählen. Dadurch wird ein neues Dropdown-Menü erstellt.
- Klicken Sie auf den Titel der Frage und wählen Sie anschließend im nächsten Dropdown-Menü die Frage aus, die den Genehmiger angibt. In diesem Fall möchten Sie das Formular an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weiterleiten. Wählen Sie daher im Dropdown-Menü die Option E-Mail des Vorgesetzten aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Immer wenn nun jemand dieses Formular ausfüllt, wird automatisch eine Nachricht an die im Feld Manager-E-Mail angegebene E-Mail-Adresse gesendet, um die Genehmigung einzuholen.
Der Manager kann den Antrag per Mausklick in der E-Mail genehmigen oder ablehnen. Die Person, die das Formular eingereicht hat, erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über die Entscheidung des Managers.
Jotform-Workflows: Eine leistungsstarke Alternative zu den Genehmigungsworkflows von Google Forms
Google Forms ist nur einer von vielen kostenlosen Online-Formulargeneratoren. Jotform bietet noch mehr Funktionen für Nutzer, die individuelle, professionell aussehende Umfragen, Quizze und Genehmigungsformulare erstellen möchten. Es ist einfach einzurichten und zu bedienen – Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich – und bietet im Vergleich zu Google Forms und anderen Formulargeneratoren deutlich umfangreichere Designanpassungsmöglichkeiten. Außerdem verfügt es über ein spezielles Tool zur Automatisierung von Genehmigungsprozessen.
Folgendes unterscheidet Jotform von Google Forms hinsichtlich der Genehmigungsprozesse:
- Bedingte Logik: Um einfache Genehmigungsworkflows zu erstellen, können Jotform-Nutzer ihren täglich verwendeten Formularen bedingte Logik hinzufügen. Die bedingte Logik von Jotform kann Benachrichtigungs-E-Mails und Genehmigungsanfragen auslösen, die automatisch an die zuständigen Stakeholder weitergeleitet werden. Die Antworten werden in Jotform Tabellen protokolliert.
- Workflow-Vorlagen: Nutzer können Genehmigungsworkflows auch mit Jotform Workflows erstellen. Diese Software wurde speziell für die Entwicklung robuster Genehmigungsworkflows entwickelt und bietet anpassbare Workflow-Vorlagen, sodass Nutzer keine Workflows von Grund auf neu erstellen müssen.
- Gruppengenehmigungen: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Anfragen im selben Schritt zu genehmigen oder abzulehnen, anstatt sie nacheinander zu genehmigen oder abzulehnen.
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Mit Jotform Workflows können Benutzer sogar mehrstufige Genehmigungsworkflows erstellen, bei denen Manager ihre Entscheidungen an die entsprechenden Ansprechpartner weiter oben in der Hierarchie eskalieren können.
Die Gestaltung effizienter Genehmigungsworkflows ist entscheidend für die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität. Zwar lassen sich mit Google Forms Genehmigungsworkflows für einfache Genehmigungsprozesse erstellen, diese erfordern jedoch einen hohen manuellen Aufwand. Jotform Workflows hingegen bieten umfassendere Anpassungsmöglichkeiten und sind einfacher einzurichten. Dank des benutzerfreundlichen Formulargenerators, der bedingten Logik und der Integrationen mit Projektmanagement-Tools optimiert Jotform den Genehmigungsprozess und steigert so die Effizienz in allen Abteilungen.
Foto von Karolina Grabowska
Kommentar abschicken: