E-Mail-Benachrichtigungen für Google Forms: So erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen

Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit Google Forms lassen sich Umfragen einfach erstellen und per E-Mail versenden oder in Webseiten einbetten. Die Basisversion ist kostenlos, benutzerfreundlich und ermöglicht unbegrenzte Antworten.

E-Mail-Benachrichtigungen sind sowohl für Formularersteller als auch für Teilnehmer wichtig. Sie bestätigen den Nutzern den Eingang ihrer Formulare und helfen den Erstellern, die Antworten zu verfolgen.

Google Forms ist zwar ein umfassendes Tool, seine Benachrichtigungsfunktionen sind jedoch begrenzt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das integrierte Benachrichtigungssystem nutzen, stellen Ihnen nützliche Add-ons vor und geben Ihnen Alternativen für erweiterte Benachrichtigungsanforderungen.

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So richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Google Forms ein

Zum Glück ist das Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen für Google Forms ganz einfach. So geht’s:

1. Gehen Sie zu dem Google Formular, für das Sie Benahichtigungen erhalten möchten.
2. Klicken Sie auf Veröffentlichen, damit die Teilnehmer auf Ihr Formular zugreifen können.

3. Sobald die ersten Antworten eingehen, klicken Sie auf Antworten.

4. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts.

4. Klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten.

Die oben genannten Schritte sind alles, was Sie tun müssen, um jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand auf Ihr Formular antwortet.

Leider bietet Google in der E-Mail keine Zusammenfassung der Antworten an. Das bedeutet, dass Sie zu Google Forms zurückkehren müssen, um jede Antwort vollständig zu sehen.

Darüber hinaus erhalten nur Sie (der Ersteller des Formulars) Benachrichtigungen. Wenn Ihre Kollegen ebenfalls Benachrichtigungen erhalten sollen, müssen Sie sie als Mitwirkende im Formular hinzufügen und sie bitten, E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren. Standard-Dashboards bieten zwar nur begrenzte Funktionen, aber wenn Sie lernen, wie Sie eine Google-Formularbenachrichtigung an mehrere E-Mail-Adressen weiterleiten, bleibt Ihre gesamte Abteilung in Echtzeit über neue Einträge informiert.

Google Forms E-Mail-Benachrichtigungs-Add-ons

Wenn Sie mehr Funktionen als die standardmäßigen E-Mail-Benachrichtigungen von Google wünschen, gibt es Add-ons, mit denen Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, die die vollständigen Umfrageergebnisse enthalten.

E-Mail-Benachrichtigungen für das Google Forms-Add-on

Mit diesem einfachen Add-on können Sie jede Benachrichtigungs-E-Mail individuell anpassen und so viele oder so wenige Formularergebnisse in die Benachrichtigung aufnehmen, wie Sie möchten. So funktioniert es.

1. Installieren Sie das Add-on vom Google Workspace Marketplace. Sie können es für einzelne Benutzer installieren, oder der Administrator kann es für alle Mitglieder Ihres Teams installieren.

2. Gehen Sie zu Ihrem Formular und klicken Sie auf das Add-ons-Symbol (das Puzzleteil). Klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen für Formulare und anschließend auf App öffnen.

3. Sobald Sie die App geöffnet haben, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie E-Mail-Benachrichtigung aus.

4. Geben Sie Ihrer Benachrichtigung einen Namen, damit Sie sie leicht identifizieren können. Fügen Sie alle E-Mail-Adressen hinzu, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten (z. B. an Ihr Kundensupport-Team), sowie den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse.

5. Geben Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext für die E-Mail-Benachrichtigungen von Google Forms ein. Sie können die Variable {{Alle Antworten}} verwenden, um alle Formularfelder einzubeziehen.

6. Sie können auch eine automatische E-Mail an jeden Teilnehmer senden, der das Formular ausfüllt, indem Sie das Kästchen Teilnehmer benachrichtigen ankreuzen.

7. Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und Fortfahren, um die Benachrichtigung zu aktivieren.

Add-on für E-Mail-Benachrichtigungen zum Signatur Workflow

Signature Workflow (ehemals Mailrecipe) ist ein weiteres einfaches Google Workspace-Add-on, mit dem Sie benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen für Google-Formularübermittlungen erstellen und Nutzern gleichzeitig die Möglichkeit geben können, ihre Antworten nach dem Absenden zu bearbeiten. So funktioniert es.

1. Installieren Sie das Add-on aus dem Google Workspace Marketplace. Administratoren können es für jeden Benutzer installieren.
2. Öffnen Sie Ihr Formular, klicken Sie auf das Add-on-Symbol und anschließend auf Signatur-Workflow.

3. Klicken Sie auf Weitere Optionen.

4. Wählen Sie bei Mitarbeiter bei jeder Formularübermittlung benachrichtigen die Option Konfigurieren.

5. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Klicken Sie auf Weiter.

6. Geben Sie eine Betreffzeile für Ihre Benachrichtigungs-E-Mail ein.

7. Alle Formularantworten werden standardmäßig im E-Mail-Text angezeigt, Sie können die E-Mail aber auf Wunsch anpassen.
8. Klicken Sie auf Ja, um eine Test-E-Mail zu senden und die Funktionsfähigkeit der Benachrichtigung zu bestätigen.

So verwenden Sie stattdessen Jotform E-Mail-Benachrichtigungen

Eine weitere Alternative ist die Verwendung von Jotform für Ihre Online-Formulare. Jotform bietet im Vergleich zu anderen Formulargeneratoren auf dem Markt eine umfangreiche Auswahl an Funktionen, Integrationen und Vorlagen.

Im Gegensatz zu Google Forms ermöglicht Jotform die einfache Integration von Zahlungsanbietern, das Entfernen des Jotform Brandings, die Anpassung des design Ihrer Formulare, das Hinzufügen von Signaturfeldern und die Erstellung von mobil-responsiven Formularen.

Mit Jotform können Sie außerdem ganz einfach automatische E-Mail-Benachrichtigungen versenden, sobald jemand ein Formular ausfüllt. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Klicken Sie im Jotform Formular-Generator auf der Registerkarte Einstellungen in der linken Seitenleiste auf E-Mails.
2. Klicken Sie auf E-Mail hinzufügen.

3. Benachrichtigungs-E-Mail auswählen.

Benachrichtigungs-E-Mails enthalten eine vordefinierte, anpassbare Vorlage. Standardmäßig werden alle Antwortfelder in der E-Mail angezeigt. Unter dem Tab Empfänger können Sie weitere Empfänger hinzufügen. Stellen Sie unter dem Tab Erweiter sicher, dass die Option E-Mail senden, wenn eine Einsendung eingeht aktiviert ist, damit alle Mitwirkenden und Antwortenden Benachrichtigungen erhalten.

Mit Jotform-Formularbenachrichtigungen gehen Sie über E-Mails hinaus.

E-Mail-Benachrichtigungen sind ein guter Anfang, aber sie setzen voraus, dass jemand eine Nachricht in einem vollen Posteingang bemerkt. Außerdem können sie verzögert ankommen, gefiltert oder übersehen werden. Das ist auch bei Google Forms ein häufiges Problem, da Benachrichtigungen keine Zusammenfassung der Antworten enthalten und Teammitglieder oft zusätzliche Schritte durchführen müssen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Mit Jotform Formularbenachrichtigungen können Sie in Echtzeit Benachrichtigungen über eingehende Formulare über die von Ihnen genutzten Kanäle – darunter WhatsApp, SMS, Push-Benachrichtigungen, Slack und Microsoft Teams – versenden. Alles zentral über Jotform. Anstatt auf Ihre E-Mails zu warten, können Sie zeitkritische Anfragen direkt an Ihr Smartphone oder in den Team-Chat weiterleiten, sodass diese sofort gesehen und bearbeitet werden.