Wie man Dynamische Felder in Google Formulare verwendet

Umfragen gibt es schon seit 3800 v. Chr., als die alten Babylonier die erste Volkszählung entwickelten. Seitdem haben sich Umfragen zu einer der effektivsten Methoden entwickelt, um Forschung zu betreiben und Feedback oder Antworten zu erfassen.

Im digitalen Zeitalter verwenden wir Umfragen, um alle Arten von Informationen zu erfassen. Unternehmen und gemeinnützige Organisationen verwenden Umfrageformulare, um Feedback zu ihren Produkten oder Dienstleistungen einzuholen. Gesundheitsdienstleister erfassen Informationen von neuen Patienten. Und Lehrer verwenden sie sogar, um virtuelle Tests und Quizfragen für Schüler zu erstellen.

Google Formulare ist eine der beliebtesten kostenlosen Plattformen für die Erstellung von Formularen. Google Formulare ist mobilfreundlich, anpassbar und kollaborativ und bietet ein Design, das so intuitiv ist, dass jeder eine Umfrage erstellen kann – auch diejenigen, die keine großen technischen Kenntnisse haben.

Darüber hinaus hilft ein Formularassistent bei der Erstellung von Umfragen anhand von Vorlagen, die auf den Bedürfnissen der Nutzer basieren, oder liefert vorausschauende Vorschläge, welche Frage oder Antwort als nächstes kommen sollte. Darüber hinaus werden die Ergebnisse Ihrer Umfrage automatisch in einer Tabelle hochgeladen.

Das Google Formulare Add-On Dynamische Felder vereinfacht die Formularerstellung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Dynamische Felder verwenden.

Warum Dynamische Felder?

Das Add-On Dynamische Felder von Google Formulare macht die Erstellung und Verwaltung von Umfragen schnell und mühelos, indem es die Antwortoptionen für Ihre Formularfragen automatisch aus anderen Datenquellen ausfüllt.

Es spielt keine Rolle, ob eine Frage im Multiple Choice-, Checkbox- oder Dropdown-Antwortformat vorliegt, das Add-On kann Auswählen aus Datenquellen wie Google Tabellen, Kalender, Kontakte, Gruppen und Google Drive ziehen. 

Dies eröffnet eine Reihe von Verwendungsmöglichkeiten, wie z.B. 

• Verkaufsanfragen. Stellen Sie Serviceanfragenoder Bestellformulare für Produkte, die direkt mit einer funktionierenden Bestandstabelle verknüpft sind.
• Anmeldungen für Kurse. Erlauben Sie Studenten, den Lehrer, mit dem sie arbeiten möchten, aus einer Tabelle auszuwählen.
• Veranstaltungsreservierungen. Optimieren Sie Antwortschreiben, indem Sie ein Feld mit anstehenden Kalendereinträgen automatisch ausfüllen.

Dynamischen Felder von Google Formulare bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit

• Formulare schneller zu erstellen. Das Erstellen von Umfragen in Google Formularen ist einfach, aber Dynamische Felder bietet eine Abkürzung, damit Sie nicht für jede Frage Antwortoptionen eintippen müssen. Wenn eine Umfragfrage auf einer bestehenden Google-Tabelle –  oder einem Dokument basiert, können Sie sie Ihrer Umfrage zuordnen, so dass Sie die gleichen Antworten nicht erneut in Ihr Formular eingeben müssen.
• Redundante Aufgaben zu vermeiden. Wenn Sie ein Formular und die dazugehörige Tabelle von Grund auf neu erstellen, können Sie sich doppelte Arbeit ersparen, indem Sie alle Antworten zunächst in eine Tabelle eintragen. Danach können Sie die Fragen in Google Formulare formulieren und die Spalten der Kalkulationstabelle den entsprechenden Fragen zuordnen, um die Antwortmöglichkeiten automatisch auszufüllen.
• Daten über Produkte hinweg automatisch zu aktualisieren. Wenn SIe Formulare haben, die an Daten gebunden sind, die sich häufig ändern (z.B. die Verfügbarkeit von Beständen oder Veranstaltungstermine), müssen Sie Ihr Formular dank Dynamische Felder nicht jedes Mal manuell aktualisieren, wenn sich die Daten ändern. Wenn Sie z.B. ein Formular für die Anmeldung zu einer Veranstaltung verwenden, werden alle Änderungen in Ihrem Kalender automatisch in das Formular übernommen, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Benutzer nicht verfügbare Termine auswählen.

Wie verwende ich Dynamische Felder?

Das Mappen von Daten in Google Formulare mit Dynamische Feldern mag komplex erscheinen, aber es ist ein überraschend intuitiver Prozess. Hier erfahren Sie, wie es geht:

1. Installieren Sie das Add-On. Rufen Sie die Seite für das Google Formulare  Dynamische Felder Add-On auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren. Wenn Sie mehrere Google-Konten haben, werden Sie aufgefordert, das Konto auszuwählen, dem Sie das Add-On hinzufügen möchten.
2. Erstellen oder öffnen Sie das Formular, das Sie mit Dynamische Felder verwenden möchten. Schreiben Sie entweder die Frage, der Sie Daten zuordnen möchten, oder entscheiden Sie, welche Frage Sie verwenden möchten.
3. Klicken Sie auf das Add-On-Symbol (das Puzzlestück) oben im Formular und wählen Sie dann Dynamische Felder.
4. Wählen Sie Zuordnung erstellen. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die Frage aus, der Sie Daten zuordnen möchten.
5. Wählen Sie die Art der Datenquelle, die Sie verwenden möchten (zur Auswahl stehen Google Tabellen, Kontakte und Google Kalender). Wählen Sie dann die exakte Datenquelle aus, die Sie verwenden möchten. Wenn es sich bei Ihrer Datenquelle um ein Google Tabellen handelt, müssen Sie auch auswählen, aus welcher Tabelle und welcher Spalte Sie die Daten zuordnen möchten. Beachten Sie, dass Sie nur Datenquellen auswählen können, die in Ihrem Google Drive verfügbar sind.
6. Sobald Sie Ihre Datenquelle ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen Sie das Feld.
7. Klicken Sie erneut auf das Add-On-Symbol, wählen Sie Dynamische Felder und klicken Sie dieses Mal auf die Option Zuordnung aktualisieren. Sie sollten sehen, dass die Antwortfelder zu Ihren Umfragefragen automatisch mit den Optionen aus Ihrer Datenquelle ausgefüllt werden. Wenn es Fehler gibt oder Sie den Text ändern möchten, können Sie jede Antwort einzeln im Formular bearbeiten.

Wenn Sie nach einer Alternative zu Google Formulare suchen, bietet Jotform noch robustere Funktionen zur Formularerstellung. Probieren Sie es aus, um zu sehen, wie Online-Formulare Ihre Arbeitsabläufe verbessern und Ihnen helfen können, ein neues Maß an Produktivität zu erreichen.