Wie man Google Forms für die Bestandsverwaltung nutzt

Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung

Google Forms ist ein effektives Werkzeug für Unternehmen, um die Daten zu sammeln, die sie für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigen, wie zum Beispiel die Bestandsverwaltung – ein Geschäftsvorgang, der eine detaillierte und sorgfältige Nachverfolgung erfordert.

Während manche Unternehmen auf spezielle Bestandsverwaltungsprogramme setzen, bietet Google Forms eine kostengünstige Alternative für jedermann. Google Forms ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern lässt sich auch nahtlos in die Google Workspace-Produktpalette integrieren. So können Sie Ihre Google Forms mit Ihren Google Sheets verknüpfen und einen reibungslosen Informationsaustausch schaffen, der Ihr Team optimal unterstützt.

Hier erfahren Sie, wie Sie Google Forms für die Bestandsverwaltung nutzen können und wie eine leistungsstarke Alternative eine einfachere und wertvollere Bestandslösung bietet.

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Wie man Google Forms für die Bestandsverwaltung nutzt

Sobald Sie sich entschieden haben, Ihre Lagerbestände mit Google Forms zu verwalten, ist die Ersteinrichtung etwas aufwendig. Es gibt zwar mehrere Möglichkeiten, damit zu beginnen, aber der einfachste Weg, eine reibungslose Datenmigration zu gewährleisten, ist die Einrichtung in Google Tabellen. Nach Abschluss dieses Vorgangs können Sie Ihre Formulare jederzeit verwenden und aktualisieren.

So starten Sie mit der Nutzung von Google Forms für die Bestandsverwaltung:

1. Öffnen Sie Google Sheets und erstellen Sie ein neues Tabellenblatt zur Verwaltung Ihrer Inventardaten.
2. Benennen Sie Ihre Tabelle und listen Sie Ihren Lagerbestand auf. Achten Sie darauf, aus organisatorischen Gründen auch Lagerhaltungseinheiten (SKUs) oder Produkt-IDs anzugeben.

3. Fügen Sie Ihre aktuellen Lagerbestände als Grundlage für Ihr Google-Formular hinzu.
4. Sobald Ihr Tabellenblatt fertig ist, gehen Sie im Menü Tools oben auf der Seite auf Neues Formular erstellen.

5. Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, fügen Sie die Datenfelder hinzu, die Sie erfassen möchten. Typischerweise umfassen diese Artikelnummern (SKU) und Produktmengen, aber Ihr Formular kann so komplex oder einfach sein, wie Sie möchten.

6. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte unten rechts in der Frage, um eine Antwortvalidierung zu Ihrer Mengenfrage hinzuzufügen und Ihre Daten zu formatieren, indem Sie Grenzwerte für die Anzahl der einzugebenden Einheiten festlegen.

7. Wenn Sie Ihr Formular über Tabellen erstellen, werden Ihre Antworten automatisch in einem neuen Tab angezeigt. In diesem Tab können Sie die Daten verwalten und sortieren, um genaue und zeitnahe Bestandsaktualisierungen zu erhalten.

Nachdem Sie Ihr Formular erstellt haben, teilen Sie es mit Ihrem Team oder allen am Inventurprozess Beteiligten. Versenden Sie es per Link oder E-Mail, betten Sie es in eine Webseite ein oder veröffentlichen Sie es in sozialen Medien. Richten Sie unbedingt Benachrichtigungen für Ihre Formulare ein, damit Sie keine Einträge verpassen.

Die Nutzung von Google Forms für die Bestandsverwaltung ist zwar einfacher als mit manch anderen, komplexeren Programmen, erfordert aber dennoch viele Schritte und Kenntnisse in Datenverwaltungssoftware – und nicht jeder verfügt darüber. Deshalb bieten verschiedene Alternativen zu Google Forms ein einfacheres und nützlicheres Werkzeug für Bestandsmanager.

Was macht Jotform zu einer leistungsstarken Alternative zu Google Forms?

Google Forms bietet Nutzern eine vertraute und leicht zugängliche Möglichkeit, ihren Lagerbestand zu verwalten. Die Vorteile einiger Alternativen überwiegen jedoch die von Google Forms deutlich.

Mit dem Online-Formulargenerator Jotform war die Bestandsverwaltung beispielsweise noch nie so einfach. Neben der kostenlosen Formularsoftware bietet Jotform zahlreiche Funktionen, mit denen Ihr Team mehr Kontrolle über Ihre Daten erhält. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Mehr als 20,000 Formularvorlagen, darunter über 400 Tracking-Vorlagen
• Datenerfassung und -organisation mit Jotform Tabellen
• Sofortige Analyseberichte mit dem Jotform Report Generator
• Mehr als 100 Integrationen, darunter auch mit Google-Produkten
• Verbesserte 256-Bit-SSL-Verschlüsselung

Mit Jotform organisieren Sie Ihren Lagerbestand und erfassen Daten schnell und sicher. Sammeln, teilen und analysieren Sie Ihre Daten mit den benutzerfreundlichen Funktionen von Jotform, die Ihr Team unterstützen und die Effizienz steigern.

Wie man mit Jotform Daten sammelt

Das Erfassen von Inventardaten mit Jotform ist kinderleicht und erfordert nur wenige Schritte. Sobald Sie Ihr Inventarformular erstellt haben, werden Ihre Daten automatisch in eine zugehörige Jotform-Tabelle eingetragen. Folgen Sie einfach den Anweisungen, um loszulegen:

1. Öffnen Sie den Formular-Generator.
2. Geben Sie Ihrem Formular einen Titel und fügen Sie gegebenenfalls Ihr Organisationslogo hinzu.
3. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche Formularelement hinzufügen, um Ihre Formularfelder auszuwählen, und ziehen Sie diese dann per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.
4. Sobald Sie Ihr Formular erstellt haben, können Sie es mit Ihrem Team teilen, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Veröffentlichen klicken.

Nachdem Sie Ihr Google Formular erstellt haben, generiert Jotform Tables automatisch eine Tabelle, mit der Sie Ihre Antworten erfassen und organisieren können. Um die Ergebnisse einzusehen, gehen Sie zu Meine Formulare, wählen Sie Ihr Formular aus und klicken Sie dann im oberen Menü auf die Schaltfläche Einsendungen.

Sie haben keine Zeit, selbst ein Formular zu erstellen? Nutzen Sie eine Vorlage, um Zeit zu sparen, oder verwenden Sie eine Inventartabellenvorlage, um schnell eine Inventartabelle und ein zugehöriges Formular gleichzeitig zu erstellen.

Sie können Daten aus Ihren Formularen in Ihre Jotform Tabellen-Inventarvorlage importieren oder bestehende CSV- und Excel-Dateien hochladen, um Sie mit Jotform zu organisieren. Jotform ermöglicht Ihnen sogar die Integration Ihres Formulars mit Google Sheets, sodass Sie die von Ihnen bevorzugten Tools verwenden können.

Die Bestandsverwaltung ist dank praktischer Optionen wie Google Forms und Jotform so einfach wie nie zuvor. Beide Lösungen bieten universellen Zugriff und benutzerfreundliche Oberflächen, sodass Ihr Team Daten mühelos sortieren und die Genauigkeit Ihrer Unternehmensprozesse verbessern kann.

Foto von Alexander Isreb