Sind Google Formulare sicher?

Allein im vierten Quartal 2023 wurden weltweit über 8 Millionen Datensätze durch Datenpannen offengelegt. Das ist definitiv besorgniserregend, wenn Ihr Unternehmen seine Daten – und seinen Ruf – schützen will.

Wenn Sie, wie viele Organisationen, Daten mithilfe von Google Forms erfassen, ist es wichtig zu wissen, ob diese Daten sicher sind. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Google Forms zur Erfassung personenbezogener Daten (PII) oder persönlicher Gesundheitsdaten (PHI) verwenden.

Sind die Formulare, die wir mit Google Forms verwenden, also sicher?

In diesem Artikel untersuchen wir die Stärken und potenziellen Schwächen der Google Forms-Software und, falls Ihnen die Einhaltung der HIPAA-Standards wichtig ist, ob sie HIPAA-konform ist. Wir vergleichen außerdem die Sicherheitsfunktionen von Google Forms mit denen anderer Formulargeneratoren, um herauszufinden, welcher die beste Datensicherheit bietet. Abschließend geben wir Ihnen einige nützliche Tipps, wie Sie die Sicherheit Ihrer Daten in Google Forms erhöhen können.

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Welche Sicherheitsprotokolle verwendet Google?

Datenschutz und Sicherheit sind grundlegende Prinzipien von Google; deshalb arbeitet das Unternehmen proaktiv daran, Bedrohungen zu erkennen und zu verhindern. Folgende Sicherheitsprotokollebenen gelten für alle Google Workspace-Apps, einschließlich Google Forms:

• Erweiterte Verschlüsselung: Google schützt Ihre Daten mit HTTPS und Transport Layer Security, wenn sie zwischen Ihrem Gerät, den Google-Diensten und dem Rechenzentrum übertragen werden.
• Proaktive Benachrichtigungen: Wenn Google etwas Ungewöhnliches feststellt, wie zum Beispiel einen verdächtigen Login, werden Sie sofort benachrichtigt.
• Blockierte Bedrohungen: Google blockiert den Zugriff auf alle Websites, die als Sicherheitsbedrohung erscheinen. Diese Technologie steht auch anderen Browsern zur Verfügung, darunter Apples Safari und Mozillas Firefox.
• Updates und Patches: Google arbeitet kontinuierlich an der Sicherheit seiner Produkte; das Unternehmen sucht und identifiziert ständig Sicherheitsbedrohungen und aktualisiert die Software, um diese zu beheben.

Google erkennt außerdem an, dass es wichtig ist, dass seine Nutzer einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten pflegen, und bietet eine Reihe von Schulungsressourcen an, damit die Nutzer besser darüber informiert werden, wie sie ihre Daten schützen können.

Sind Google Forms bei genauerer Betrachtung wirklich sicher?

Google als ganzes ist zwar sehr sicher, aber wie steht es mit den Daten, die Sie über Google Forms sammeln?

„Google Forms profitiert als Teil der Google-Produktpalette von einer Robusten Sicherheitsinfrastruktur“, sagt Ankit Prakash, Gründer von Sprout24, einem Anbieter von Software-Intelligence-Lösungen. „Sie verwenden HTTPS-Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung vertraulich bleiben.“

Darüber hinaus, so der Autor, „verfügt Google über proaktive Maßnahmen wie die automatische Erkennung und Blockierung von Formularen, die sensible Daten abfragen. Die Sicherheit eines Google-Formulars hängt jedoch auch von den Einstellungen des Erstellers ab. Beispielsweise kann ein Formular öffentlich zugänglich gemacht oder auf bestimmte Nutzer beschränkt werden.“

Als teil von Google Worskpace verfügt Google Forms über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, um Datendiebstahl und Datenpannen zu verhindern:

• Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand: Egal ob Ihre Google Forms-Daten einfach auf den Servern von Google gespeichert oder an Dritte übertragen werden, Google hält sie verschlüsselt.
• Sichere Datenspeicherung: Die Daten, die Sie über Google Forms erfassen, werden auf den Servern von Google gespeichert und sind durch die umfassenden Sicherheitsprotokolle von Google geschützt.
• Zugriffskontrolle: Google ermöglicht es dem Ersteller eines Formulars, den Zugriff darauf festzulegen, indem alle Nutzer sich zum Öffnen in ihrem Google-Konto anmelden müssen. Wenn Sie Google Forms im Rahmen eines Organisationskontos verwenden, können Sie den Zugriff auf Mitglieder Ihrer Organisation beschränken.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Um sich in Ihrem Google-Konto anzumelden, müssen Sie Ihr Passwort eingeben und einen zweiten Bestätigungsschritt durchführen, beispielsweise die Eingabe eines Codes. Dadurch wird das Risiko verringert, dass sich jemand anderes in Ihr Google-Konto einloggt.
• Audit-Protokolle: Wenn Sie unautorisierte Anmeldeaktivitäten im Zusammenhang mit Ihrem Google Forms-Konto vermuten, können Sie die Audit-Protokolle in Workspace überprüfen.
• Compliance-Anforderungen: Google bietet Funktionen, die Nutzern helfen, verschiedene globale Compliance-Vorschriften, einschließlich der DSGVO, einzuhalten.

Zusätzlich zu den von Google Forms standardmäßig bereitgestellten Funktionen können Benutzer ihre Formulare durch zusätzliche Maßnahmen noch sicherer machen.

Sie können beispielsweise verlangen, dass sich Personen, die das Formular ausfüllen, in ihrem Google-Konto anmelden, um ihre Identität zu bestätigen. Sie können die Antworten auch validieren, indem Sie im Google-Formular Regeln für zulässige Antworttypen festlegen, etwa die Antwortlänge oder die Art der verwendeten Zeichen. Manche Nutzer beschränken die Anzahl der Antworten auf eine pro Person, um die Menge der zu erfassenden und zu sichernden Daten zu reduzieren.

In Anbetracht der Kombination aus den von Google bereitgestellten Sicherheitsfunktionen und den optionalen Maßnahmen, die Sie selbst ergreifen können, lässt sich mit Sicherheit sagen, dass Google Forms über viele Sicherheitsebenen verfügt.

Welche potenziellen Sicherheitsrisiken bestehen bei Google Forms?

Ungeachtet der Sicherheitsfunktionen ist Google Forms – wie jede andere Software auch – nur so sicher wie seine Fähigkeit, auf aktuelle Sicherheitsbedrohungen zu reagieren. Cyberkriminelle entwickeln ständig neue Methoden, um Plattformen anzugreifen, Daten zu stehlen und Problem zu verursachen. Daher ist es wichtig, sich über die verschiedenen Arten von Sicherheitsbedrohungen für Google Forms auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn Sie sensible Daten erfassen.

„Obwohl Google Forms eine sichere Plattform bietet, gibt es Bedenken“, sagt Prakash. „Phisher können das Vertrauen der Nutzer in die Domain ‚google.com‘ ausnutzen und betrügerische Formulare erstellen, um Informationen zu sammeln.“

Die einfache Erstellung von Google-Formularen kann sich mitunter als Schwachstelle erweisen, da Cyberkriminelle schnell Formulare generieren können, um sich als legitime Organisationen auszugeben. Darüber hinaus können sensible Daten unbeabsichtigt offengelegt werden, wenn die Ersteller der Formulare nicht sorgfältig auf die Freigabeeinstellungen achten. Schließlich warnt Google zwar davor, Passwörter über seine Formulare einzugeben, doch nicht jeder Nutzer beherzigt diesen Rat, was zu potenziellen Datenschutzverletzungen führen kann.

Hier einige potenzielle Sicherheitsrisiken bei Google Forms:

• Phishing: Cyberkriminelle können gefälschte Google-Anmeldeseiten erstellen, die der echten Google Forms-Seite täuschend ähnlich sehen. Opfer geben dann möglicherweise ihre Google Forms-Anmeldedaten ein. Mit diesen Daten können die Cyberkriminellen Google Forms-Daten stehlen, Spam-Kampagnen durchführen und vieles mehr.
• Datendiebstahl: Angreifer können gefälschte Google-Formulare verwenden, um sensible Informationen von Nutzern abzufragen und deren persönliche Daten für kriminelle Zwecke zu stehlen. Sie können auch echte Google-Formularseiten nutzen, um andere Arten von Websites, wie beispielsweise E-Commerce-Seiten, zu imitieren, auf denen Opfer sensible Daten wie Kreditkarteninformationen eingeben.
• Datenlöschung: Cyberkriminelle können Softwareprogramme einsetzen, um Daten, die über Google Forms gesammelt wurden, in ihr eigenes Google Sheet zu übertragen, anstatt dass die Daten in das vorgesehene Google Sheet gelangen.

Dies sind nur einige der aktuellen Sicherheitsprobleme, doch die Taktiken von Cyberkriminellen entwickeln sich ständig weiter. Deshalb ist es wichtig, eine Software zu wählen, die sich der proaktiven Bekämpfung von Sicherheitsbedrohungen verschrieben hat und ihre Sicherheitsprotokolle kontinuierlich aktualisiert.

Ermöglicht Google Forms die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien?

Wer im Gesundheitswesen arbeitet, weiß, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass die verwendete Technologie den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) erfüllt.

Dieses Gesetz soll sicherstellen, dass sensible Patientendaten geschützt sind und nicht ohne Einwilligung des Patienten weitergegeben werden. Es schreibt vor, dass jede Organisation, die mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) arbeitet, spezifische Sicherheitsmaßnahmen für die Erhebung, Speicherung und Weitergabe dieser Daten implementieren muss. Es gilt für alle Einrichtungen im Gesundheitswesen, die medizinische Versorgung leisten, Zahlungen einziehen und im operativen Geschäft tätig sind.

Ermöglicht Google Forms also die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien? Google Forms bietet Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen, die aktiviert werden können, um die HIPAA-Bestimmungen zu erfüllen. Durch bestimmte Maßnahmen lässt sich die HIPAA-Konformität sicherstellen.

Damit Software, die Ihnen bei der Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen hilft, bestimmte Kriterien in verschiedenen Sicherheitsbereichen erfüllen kann, darunter:

• Datenverschlüsselung
• Datensicherung und -speicherung
• Identitäts- und Zugriffsmanagement
• Das Softwareunternehmen muss außerdem eine unterzeichnete Vereinbarung mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreement, BAA) vorweisen können.

Google Forms erfüllt die HIPAA-Konformitätskriterien nicht standardmäßig. Wenn Sie jedoch eine betroffene Einrichtung sind, können Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um die HIPAA-Konformität von Google Forms zu gewährleisten, beispielsweise durch

• Festlegen der Freigabeberechtigungen zur Verwaltung der Datensichtbarkeit und des Datenzugriffs
• Deaktivierung von Drittanbieteranwendungen, die nicht den HIPAA-Standards entsprechen
• Anpassen der Datenschutzeinstellungen
• Verschlüsselung sensibler Informationen
• Sicherstellung der Benutzerauthentifizierung
• Einsatz von Prüfkontrollen zur Nachverfolgung des Informationszugriffs
• Einholen einer unterzeichneten BAA, die Google Forms und Google Workspace abdeckt

Sobald diese HIPAA-Konformitätsmaßnahmen implementiert sind, unterstützt Sie Google Forms bei der Einhaltung der HIPAA-Vorschriften.

Sind Google Forms genauso sicher wie andere Tools?

Ein weiteres Puzzleteil ist das Verständnis dafür, wie sich das Sicherheitsniveau von Google Forms im Vergleich zu ähnlichen Apps und Softwareprodukten darstellt, die Sie möglicherweise zur Datenerfassung verwenden.

Werfen Sie einen Blick auf die untenstehende Tabelle, um zu sehen, wie die anderen führenden Formularanbieter im Vergleich zu Google Forms abschneiden.

Google erfüllt alle Anforderungen, aber auch andere Umfrageanbieter wie Jotform und SurveyMonkey. Microsoft Forms und Typeform stehen ihnen in puncto Sicherheit, Datenschutz und Compliance kaum nach.

„Google Forms bietet im Hinblick auf grundlegende Sicherheitsfunktionen ein vergleichbares Niveau wie viele Konkurrenzprodukte“, so Prakash. „Spezielle Umfragetools oder Formularlösungen für Unternehmen bieten jedoch oft erweiterte Sicherheitsfunktionen, wie beispielsweise Optionen zur Datenspeicherung, detaillierte Zugriffskontrollen oder branchenspezifische Compliance-Zertifizierungen. Daher ist es unerlässlich, jedes Tool anhand der spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen der jeweiligen Aufgabe zu bewerten.“

Wie kann ich meine Daten in Google Forms schützen?

Datensicherheit ist nicht allein Aufgabe des Softwareanbieters; auch die Nutzer tragen Verantwortung. Wenn Sie über Google Forms sensible Daten erfassen oder sicherstellen möchten, dass Ihre Daten nur den richtigen Personen zugänglich gemacht werden, können Sie verschiedene Strategien zum besseren Schutz Ihrer Daten implementieren.

1. Verwenden Sie sichere und einzigartige Passwörter.

Auch wenn dies wie ein einfacher Tipp zur Datensicherheit erscheint, ist seine Bedeutung nicht zu unterschätzen. Ihr Passwort für Ihr Google-Konto, mit dem Sie auf Google Forms zugreifen, ist die erste Verteidigungslinie zum Schutz Ihrer Inhalte. Ist Ihr Passwort leicht zu knacken, kann jemand auf all Ihre Inhalte in der App zugreifen.

Achten Sie darauf, ein Passwort zu wählen, das alle folgenden Elemente enthält:

• Sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben
• Mindestens eine Zahl
• Mindestens ein besonderes Zeichen

Verwenden Sie kein Passwort, das leicht zu erratende Informationen wie Ihr Geburtsdatum oder Ihren Namen enthält. Erstellen Sie außerdem alle paar Monate ein neues Passwort und vermeiden Sie es, dasselbe Passwort für verschiedene Plattformen und Anwendungen zu verwenden. Dadurch erhöhen Sie die Datensicherheit in Google Forms.

2. Implementieren Sie eine zweistufige Verifizierung.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (auch Zwei-Schritt-Verifizierung genannt) ist eine hervorragende Möglichkeit, die Sicherheit von Google Formularen zu erhöhen. Nutzer müssen zwei Identifikationsnachweise erbringen, um Ihr Google Formular sehen zu können, beispielsweise ihr Passwort und einen speziellen Google-Bestätigungscode. Wer keine zwei Identifikationsnachweise erbringen kann, hat keinen Zugriff auf Ihr Google Formular.

Um die zweistufige Bestätigung in Google Formulare zu aktivieren, wählen Sie im Navigationsbereich die Option „Sicherheit“. Wählen Sie unter „So melden Sie sich bei Google an“ die Option „Zweistufige Bestätigung“ und klicken Sie anschließend auf „Los geht’s“. Nun müssen Sie einige Schritte ausführen, um diese Funktion zu aktivieren. Sobald Sie sie aktiviert haben, werden Sie von Google aufgefordert, die zweistufige Bestätigung abzuschließen.

3. Verwenden Sie einen Passwortmanager

Ein Passwort-Manager ist ein Software-Tool, mit dem Sie alle Ihre Anwendungspasswörter erstellen, speichern und verwalten können. Er hilft Ihnen, die Sicherheit Ihrer Daten zu erhöhen, indem er Ihre Passwörter auf verschiedene Weise schützt. Viele Passwort-Manager generieren beispielsweise lange, zufällige und komplexe Passwörter, die schwer zu erraten sind.

Passwortmanager speichern Ihre Passwörter, sodass Sie sich nicht jedes einzelne merken müssen. Sie können den Passwortmanager in Ihrem Webbrowser aktivieren und ihn so einstellen, dass er automatisch das richtige Passwort für verschiedene Anmeldeformulare eingibt.

Es gibt zahlreiche Passwortmanager wie LastPass, Bitwarden, 1Password und Dashlane. Einige bieten kostenlose Versionen an, andere verschiedene kostenpflichtige Tarife. Bevor Sie sich für einen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Sicherheitsfunktionen der einzelnen Passwortmanager prüfen – beispielsweise Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Biometrie und Gesichtserkennung.

4. Nutzen Sie sichere Netzwerke

Unabhängig von der Art der Netzwerkinfrastruktur (ob drahtlos oder kabelgebunden) sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Netzwerk über mehrere Sicherheitsebenen verfügt, um unbefugten Zugriff auf Ihre Daten zu verhindern. Sichere Netzwerke nutzen Firewalls, Passwortschutz, Datenverschlüsselung, Antivirensoftware und viele weitere Sicherheitsmaßnahmen.

Beachten Sie, dass dies gilt, wenn Sie Google Forms an einem anderen Ort als Ihrem Zuhause oder Büro bearbeiten. Wenn Sie sich beispielsweise in einem Coworking-Space oder einer Bibliothek befinden und sich mit Ihrem Netzwerk verbinden, überprüfen Sie die Sicherheit dieses Netzwerks, bevor Sie Ihre Daten preisgeben.

Verfügt das gemeinsam genutzte Netzwerk nicht über grundlegende Sicherheitsvorkehrungen, wie beispielsweise Passwortschutz zur Zugriffsbeschränkung, ist es ratsam, die Nutzung von Google Forms über dieses Netzwerk zu vermeiden, um Ihre Daten zu schützen.

5. Seien Sie beim Ausfüllen von Google-Formularen wachsam.

Hacker haben ausgeklügelte Phishing-Betrügereien entwickelt, die Google Forms nutzen, um wichtige Informationen von ahnungslosen Nutzern zu erbeuten, wie z. B. Anmeldedaten, Passwörter und persönliche Identifikationsdaten.

Wenn Sie über Google Forms zur Angabe sensibler Daten aufgefordert werden, prüfen Sie, ob es sich um einen Betrugsversuch handeln könnte. Prüfen Sie beispielsweise, ob die E-Mail von einem legitimen Google-Konto stammt. Kommt die Anfrage von einer Ihnen bekannten Person? Haben Sie mit dieser Anfrage gerechnet?

Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“, sollten Sie das Formular nicht ausfüllen. Um die Legitimität der Informationsanfrage zu überprüfen, kontaktieren Sie den Absender auf anderem Wege, beispielsweise telefonisch oder per SMS, um die Echtheit der Anfrage zu bestätigen.

Wenn Sie vermuten, dass die Informationsanfrage über Google Forms ein Phishing-Versuch ist, können Sie dies Google melden. In jeder Bestätigungs-E-Mail für ein Formular finden Sie die Option „Missbrauch melden“. Klicken Sie darauf und folgen Sie den Anweisungen. Alternativ können Sie die E-Mail bei Ihrem E-Mail-Anbieter als Spam markieren und löschen.

6. Beschränken Sie den Zugriff auf Ihre Google-Formulare

Wenn Sie Ihr Google Formular mit Empfängern teilen, können Sie Ihre Daten besser schützen, indem Sie einschränken, wer das Formular einsehen oder damit interagieren kann. Eine Möglichkeit hierfür ist, die Nutzer zu bitten, sich bei Google anzumelden, wenn sie das Formular ausfüllen, damit Sie jederzeit sehen können, wer die Teilnehmer sind. Alternativ können Sie jeden nutzer vor dem Zugriff auf das Formular nach einem Passwort fragen.

Google Forms bietet zwar keine integrierte Option zum Anfordern eines Passworts für die Formularansicht, es gibt jedoch einen einfachen Trick. Sie können das Formular in zwei Abschnitte unterteilen und mithilfe der Antwortvalidierung nach einem Passwort fragen. Die Frage im ersten Abschnitt Ihres Formulars fragt nach dem Passwort, und die Antwort sollte das von Ihnen festgelegte Passwort sein.

Sobald der Nutzer das Passwort eingegeben hat, überprüft Google es mithilfe der Antwortvalidierungsfunktion und gewährt Zugriff auf den zweiten Teil des Formulars, der die restlichen Formularfragen enthält.

Diese Tipps zur Datensicherheit lassen sich zwar auch auf Google Forms anwenden, viele davon gelten aber auch für andere Datenerfassungstools. Denken Sie daran, dass Datensicherheit ein fortlaufender Prozess ist. Sie müssen Ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig aktualisieren, um Ihre Daten zu schützen.

Darüber hinaus ist es wichtig, stets mehrere Sicherheitsebenen einzusetzen. So können auch dann noch Ihre Daten geschützt werden, wenn eine Sicherheitsmethode kompromittiert wird.

Was macht Jotform zu einer hervorragenden Alternative zu Google Forms?

Ob Sie nun personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Kreditkartendaten oder andere Datentypen über Ihre Formulare erfassen – Ihre Sorge um die Sicherheit ist berechtigt. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Nachrichten als Beispiel für einen Datenverstoß auftaucht.

Sicherheit ist jedoch nicht das einzige Kriterium bei der Erfassung von Formulardaten. Die besten Formular-Tools bieten eine Reihe von Funktionen, die die Datenerfassung vereinfachen und Ihnen helfen, die Daten zu speichern, zu verwalten und zu analysieren.

Jotform ist eine hervorragende Alternative zu Google Forms, da es das gleiche Sicherheitsniveau bietet – und viele weitere Funktionen. Neben der sicheren Datenerfassung mit Jotform können Sie …

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Foto von Vlada Karpovich