Wie man eine Google Spesenabrechnung erstellt

Die Erfassung von Ausgaben ist einer der wichtigsten (und am wenigsten glamourösen) Teile der Finanzverwaltung. Ohne genaue und aktuelle Aufzeichnungen kann es leicht zu Cashflow-Problemen durch überhöhte Ausgaben kommen, die Planung zukünftiger Einkäufe wird erschwert und die Finanzen werden falsch verwaltet. Sogar die Steuererklärung wird dadurch erschwert.

Spesenabrechnungen können dabei helfen, all dies zu optimieren.

Spesenformulare bieten eine standardisierte Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten, so dass Sie jederzeit ein aktuelles Bild von der finanziellen Situation Ihres Unternehmens haben. Mit der richtigen Software ist die Verfolgung von Ausgaben einfacher denn je. Sogar der kostenlose Online Formulargenerator Google Formulare kann für Unternehmen und Abteilungen jeder Größe als zuverlässige Spesenerfassung dienen.

Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie über die Einrichtung und Verwaltung einer Google Formulare-Spesenabrechnung wissen müssen, einschließlich aller Formulare und Tabellen, die sie umfasst.

Wie eine Google Formulare Spesenabrechnung funktioniert

Eine Google Formulare Spesenabrechnung besteht aus einem angepassten Formular zur Erfassung von Ausgaben sowie einer Google Tabellen-Tabelle, mit der Unternehmen alle ausgehenden Gelder protokollieren können. Dieser Tracker ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben effizient zu verfolgen, indem er ein standardisiertes Format für die Eingabe und das Hochladen von Ausgabendaten bietet. Das Beste daran ist, dass jeder Eintrag in das Google Formulare automatisch in der Tabelle protokolliert wird, so dass später kein weiterer Bearbeitungsaufwand entsteht.

Ein Formular zur Erfassung von Ausgaben sollte Felder enthalten wie

• Datum der Ausgabe
• Ausgegebener Betrag
• Anbieter/Verkäufer
• Ausgabenkategorie
• Zusätzliche Notizen oder Kommentare

Wenn Sie eine Ausgabe tätigen, müssen Sie nur das Google-Formular ausfüllen und auf die Schaltfläche “Senden” klicken. Die Informationen werden automatisch in das Google Master Spesenblatt importiert und können später überprüft werden. Diese Daten können Ihnen helfen, Ausgabenmuster zu analysieren, den Cashflow zu verfolgen und bessere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben zu treffen.

Wie man eine Google Formulare Spesenabrechnung erstellt

Die Erstellung einer Google Formulare Spesenabrechnung ist ein einfacher, aber langwieriger Prozess. Hier erfahren Sie genau, was Sie tun müssen.

1. Um ein neues Google Formular zu erstellen, melden Sie sich bei Google Drive an und klicken auf den Button +Neu auf der linken Seite.
2. Wählen Sie Google Formulare, um automatisch ein neues leeres Google Formular zu erstellen.
3. Geben Sie Ihrem Formular einen passenden Namen, z. B. “Spesenabrechnung”, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

4. Als nächstes ändern Sie die erste leere Frage, um nach dem Betrag der eingereichten Ausgabe zu fragen.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite des Feldes und ändern Sie den Fragetyp in Kurzantwort.
6. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten unten rechts im Feld und wählen Sie Antwortvalidierung.
7. Im Abschnitt Neue Antwortparameter wählen Sie im Dropdown-Menü links die Option Zahl. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Option Ist Zahl.
8. Schalten Sie die Option Pflichtfrage ein.

9. Als nächstes erstellen Sie eine Frage zur Kategorie der Ausgabe. Klicken Sie auf den Button + im rechten Menü, um unten eine neue Frage hinzuzufügen.
10. Beschriften Sie die Frage mit Kategorie und ändern Sie den Fragetyp in- Dropdown.
11. Tragen Sie die Namen Ihrer Ausgabenkategorien in die Felder unten ein.

12. Klicken Sie auf den Button + im rechten Menü, um die nächste Frage zu erstellen. Hier geht es um zusätzliche Informationen zu den Ausgaben.
13. Nennen Sie die neue Frage Beschreibung und ändern Sie den Fragetyp in Kurzantwort.

Nun, da Sie ein grundlegendes Formular für die Spesenabrechnung erstellt haben, ist es an der Zeit, die Google Tabelle zu erstellen, in dem Sie alle Ihre Ausgabeneinträge erfassen können.

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Antworten.
2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Mit Google Tabellen verknüpfen. Sie können auch auf das Symbol mit den drei Punkten am rechten Bildschirmrand klicken und in dem neuen Menü die Option Ziel für Antworten auswählen anklicken.
3. Wählen Sie Neue Tabelle erstellen und benennen Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen. Klicken Sie dann auf den Button Erstellen.
4. Die Tabelle ist bereits mit Spaltenbeschriftungen versehen, die mit den Fragen des Formulars übereinstimmen. Die Antworten werden automatisch in das Arbeitsblatt eingefügt, wenn Sie neue Ausgaben hinzufügen.

Warum Jotform eine großartige Alternative zu Google Formulare für die Spesenabrechnung ist

Google Formulare ist nicht der einzige kostenlose Online Formulargenerator, der für die Spesenerfassung zur Verfügung steht. Jotform ist ein zuverlässiger, cloudbasierter Formulargenerator mit einer Bibliothek von mehr als 10.000 anpassbaren Formularvorlagen und damit eine fortschrittliche Alternative zu einem Google Formulare Spesenabrechnung. Die Vorlagenbibliothek enthält sogar eine große Auswahl an Vorlagen für die Spesenerfassung.

Jotform bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber Google Formulare für die Spesenabrechnung, darunter mehr Anpassungsoptionen und Zahlungsintegrationen sowie eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche. Die Nutzer können die Spesenformulare ganz einfach an das Branding ihres Unternehmens anpassen und sogar Logos und eigene Bilder hochladen. Alles in allem ist Jotform aufgrund seiner Flexibilität und der Vielzahl von Funktionen eine hervorragende Option für die Erfassung von Ausgaben.

Die Nachverfolgung von Ausgaben mit Jotform ist ähnlich wie die Erstellung einer Google Formulare Spesenabrechnung. Befolgen Sie einfach diese Schritte:

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular, um Ihre Ausgabendaten zu erfassen. Dazu gehören Felder für das Kaufdatum, den ausgegebenen Betrag, den Lieferanten, die Ausgabenkategorie und alle zusätzlichen Informationen zur Erfassung einer Ausgabe.
2. Übermitteln Sie Ausgabendaten direkt über das Formular. Die Daten werden automatisch in Jotform Tabellen gespeichert.
3. Verwenden Sie Jotform Tabellen, um Antworten zu analysieren – Sie verfügen über alle Berechnungsmöglichkeiten, die Sie von Microsoft Excel oder Google Tabellen gewohnt sind.
4. Exportieren Sie Ihre Daten bei Bedarf in andere Software wie QuickBooks, TurboTax und andere Finanztools, um die gemeinsame Nutzung von Daten und die Aufbewahrung von Unterlagen zu optimieren.

Die Erfassung von Ausgaben ist ein mühsamer, aber unvermeidlicher Aspekt der Finanzverwaltung. Glücklicherweise können die richtigen Automatisierungen für die Formularerstellung den Prozess nahtlos machen. Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre eigenen Google Formulare zu erstellen, wenn Sie ein einfaches System benötigen, oder verwenden Sie eine Alternative wie Jotform, wenn Sie nach fortschrittlicheren Funktionen für die Ausgabenerfassung suchen.

Foto von Dan Dimmock auf Unsplash