So erstellen Sie einen Ausgaben-Tracker in Google Forms

Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Ausgabenkontrolle ist einer der wichtigsten (und unattraktivsten) Aspekte der Finanzplanung. Ohne genaue und aktuelle Aufzeichnungen kann es leicht zu Liquiditätsproblemen durch zu hohe Ausgaben kommen, die Planung zukünftiger Anschaffungen erschwert werden und die Finanzen schlecht verwaltet werden. Sogar die Steuererklärung wird dadurch komplizierter.

Spesenabrechnungsformulare können all dies vereinfachen.

Spesenabrechnungsformulare bieten eine standardisierte Methode zur Erfassung und Verwaltung von Ausgaben und gewährleisten so jederzeit einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Mit der richtigen Software ist die Spesenabrechnung einfacher denn je. Selbst der kostenlose Online-Formulargenerator Google Forms eignet sich hervorragend als leistungsstarkes Spesenabrechnungstool für Unternehmen und Abteilungen jeder Größe.

Im folgenden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Aspekte, die Sie über die Einrichtung und Verwaltung eines Google Forms-Spesenverfolgungssystems wissen müssen, einschließlich aller darin enthaltenen Formulare und Tabellenkalkulationen.

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So funktioniert ein Ausgaben-Tracker in Google Forms

Ein Google Forms-Spesen-Tracker besteht aus einem individuell anpassbaren Formular zur Erfassung von Ausgaben sowie einer Google Sheets-Tabelle, die Unternehmen hilft, alle Ausgaben zu protokollieren. Dieser Tracker ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben effizient zu verfolgen, indem er ein standardisiertes Format für die Eingabe und den Upload von Ausgabendaten bietet. Besonders praktisch: Jeder Eintrag im Google Form wird automatisch in die Tabelle übernommen, wodurch späterer Bearbeitungsaufwand entfällt.

Ein Ausgabenverfolgungsformular sollte Felder wie die folgenden enthalten:

• Ausgabedatum
• Ausgaben
• Händler/Verkäufer
• Ausgabenkategorie
• Any additional notes or comments

Wenn Ihnen eine Ausgabe entsteht, füllen Sie einfach das Google-Formular aus und klicken Sie auf Absenden. Die Informationen werden automatisch in die zentrale Google-Ausgabentabelle importiert und stehen Ihnen später zur Verfügung. Mithilfe dieser Daten können Sie Ihre Ausgabenmuster analysieren, Ihren Cashflow verfolgen und fundiertere Entscheidungen für zukünftige Ausgaben treffen.

So erstellen Sie einen Ausgaben-Tracker mit Google Forms

Das Erstellen eines Ausgaben-Trackers mit Google Forms ist ein einfacher, aber zeitaufwändiger Prozess. Hier erfahren Sie genau, was Sie dafür tun müssen.

1. Erstellen Sie zunächst das Spesenabrechnungsformular, das Ihre Mitarbeiter zur Einreichung ihrer Spesen verwenden werden. Um ein neues Google-Formular zu erstellen, melden Sie sich bei Google Drive an und klicken Sie links auf die Schaltfläche +Neu.
2. Wählen Sie Google Formulare, um automatisch ein neues, leeres Google-Formular zu erstellen.
3. Geben Sie Ihrem Formular einen passenden Namen, zum Beispiel Ausgaben-Tracker, und fügen Sie gerne auch eine Beschreibung hinzu.

4. Ändern Sie anschließend die leere erste Frage so, dass nach der Höhe der einzureichenden Ausgaben gefragt wird.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite des Feldes und ändern Sie den Fragetyp in Kurzer Absatz.
6. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol unten rechts im Feld und wählen Sie Antwortvalidierung.
7. Wählen Sie im Abschnitt Neue Antwortparameter im Dropdown-Menü links die Option Zahl aus. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Option Ist eine Zahl aus.
8. Aktivieren Sie die Option Erforderlich.

9. Erstellen Sie anschließend eine Frage zur Ausgabenkategorie. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche + im rechten Menü, um unten eine neue Frage hinzuzufügen.
10. Geben Sie der Frage eine Kategorie und ändern Sie den Fragetyp in Dropdown.
11. Tragen Sie die Namen Ihrer Ausgabenkategorien in die unten stehenden Felder ein.

12. Klicken Sie im rechten Menü auf die Schaltfläche +, um die nächste Frage zu erstellen. Diese dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zu den Ausgaben.
13. Geben Sie der neuen Frage einen Namen (Beschreibung) und ändern Sie den Fragetyp in Kurzantwort.

Nachdem Sie nun ein einfaches Formular zur Ausgabenverfolgung erstellt haben, ist es an der Zeit, das Google Sheet zu erstellen, das alle Ihre Ausgabeneinträge erfasst.

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf den Reiter Antworten.
2. Klicken Sie rechts auf Link zu Tabellen. Alternativ können Sie auf das Dreipunkt-Symbol rechts auf dem Bildschirm klicken und im neuen Menü die Option Antwortziel auswählen auswählen.
3. Wählen Sie Neue Tabelle erstellen und geben Sie der Tabelle einen beliebigen Namen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erstellen.
4. Die Tabelle ist bereits mit Spaltenüberschriften versehen, die den Fragen des Formulars entsprechen. Neue Ausgaben werden automatisch in die Tabelle eingetragen, sobald Sie diese hinzufügen.

Warum Jotform eine hervorragende Alternative zu Google Forms für die Ausgabenverfolgung ist

Google Forms ist nicht der einzige kostenlose Online-Formulargenerator für die Spesenabrechnung. Jotform ist ein leistungsstarker, cloudbasierter Formulargenerator mit einer Bibliothek von über 20,000 anpassbaren Formularvorlagen und stellt damit eine fortschrittliche Alternative zu Google Forms dar. Die Vorlagenbibliothek enthält sogar eine große Auswahl an Vorlagen speziell für die Spesenabrechnung.

Jotform bietet gegenüber Google Forms zahlreiche Vorteile bei der Spesenabrechnung, darunter mehr Anpassungsmöglichkeiten und Zahlungsintegrationen sowie eine mobilfreundliche Oberfläche. Nutzer können Spesenformulare einfach an das Branding ihres Unternehmens anpassen und sogar Logos und eigene Bilder hochladen. Insgesamt machen die Flexibilität und der Funktionsumfang von Jotform es zu einer überlegenen Option für die Spesenabrechnung.

Die Ausgabenerfassung mit Jotform ist ähnlich wie die Erstellung eines Ausgaben-Trackers mit Google Forms. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Erstellen Sie ein individuelles Formular zur Erfassung Ihrer Ausgabendaten, einschließlich Feldern für Kaufdatum, Ausgabenbetrag, Lieferant, Ausgabenkategorie und alle zusätzlichen Informationen zur Erfassung einer Ausgabe.
2. Übermitteln Sie Ihre Ausgabendaten direkt über das Formular. Die Daten werden automatisch in Jotform Tabellen gespeichert.
3. Nutzen Sie Jotform Tables zur Analyse von Einsendungen – Ihnen stehen alle Berechnungsfunktionen zur Verfügung, die Sie von Microsoft Excel oder Google Sheets gewohnt sind.
4. Exportieren Sie Ihre Daten bei Bedarf in andere Software, wie z. B. QuickBooks, TurboTax und andere Finanztools, um den Datenaustausch und die Buchhaltung zu optimieren.

Die Erfassung von Ausgaben ist ein mühsamer, aber unvermeidlicher Aspekt der Finanzverwaltung. Glücklicherweise lässt sich dieser Prozess durch die richtigen Formular-Automatisierungen deutlich vereinfachen. Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihren eigenen Google Forms-Ausgaben-Tracker zu erstellen, wenn Sie ein einfaches System benötigen. Für erweiterte Funktionen zur Ausgabenerfassung können Sie eine Alternative wie Jotform nutzen.

Foto von Dan Dimmock auf Unsplash