Wie man mit Google Forms mithilfe von QR-Codes die Anwesenheit erfasst

Interaktives Schritt-für-Schritt-Tutorial

Die Teilnahme an Veranstaltungen, Kursen oder Schulungen kann zeitaufwändig sein. Anstatt Stift und Papier zu verwenden, können Sie den Vorgang mit der QR-Code-Anwesenheitsverfolgung in Google Forms vereinfachen. Teilnehmer können den Code scannen und sich bei ihrer Ankunft als anwesend markieren.

Nicht, wenn Sie QR-Codes verwenden. Mit der QR-Anwesenheitserfassung über Google Forms können Sie einen Code generieren, den die Teilnehmer mit ihren Smartphones scannen können, um auf Ihr Anwesenheitsformular zuzugreifen. Falls Sie damit noch nicht vertraut sind, hilft Ihnen die Anleitung zum Erstellen eines QR-Codes für ein Google Form, Ihr Formular schnell mit einem scannbaren Anwesenheitssystem zu verbinden. So geht’s.

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Anwesenheitserfassung per QR-Code mit Google Forms: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie QR-Codes zur Anwesenheitserfassung nutzen können, erfahren Sie hier, wie das mit Google Forms funktioniert.

1. Erstellen Sie Ihr Formular

Gehen Sie zur Startseite von Google Forms und erstellen Sie ein neues Formular. Sie können eine der dort verfügbaren Vorlagen auswählen oder einfach Ihr eigenes Formular mit Feldern für Kontaktinformationen wie Name, E-Mail-Adresse und Ausweisnummer erstellen.

Mit Google Forms kann jeder Teilnehmer seine Antworten individuell einreichen, ohne die Antworten anderer Teilnehmer zu sehen.

2. Generieren Sie einen URL-Link für das Formular

Sobald Sie Ihr Formular fertiggestellt haben, klicken Sie oben im Formular auf die Schaltfläche Veröffentlichen und anschließend auf das Link-Symbol. Sie erhalten automatisch einen Link, den Sie kopieren können.

3. Wandeln Sie diesen Link in einen QR-Code um.

Suchen Sie ein Programm, das URLs in QR-Codes umwandelt. Google Forms bietet ein entsprechendes Add-on an, oder Sie suchen online nach kostenloser QR-Code-Generator. Fügen Sie die URL Ihres Formulars ein, um einen Code zu generieren.

4. Zeigen Sie den Code dort an, wo die Teilnehmer ihn sehen können.

Nachdem Sie Ihr QR-Code-Bild erstellt haben, müssen Sie es nur noch an Ihre Teilnehmer verteilen. Sie können das Code-Bild herunterladen und es auf einem großen Bildschirm im Veranstaltungsraum anzeigen, es auf einem Schild am Eingang anbringen oder sogar als Handzettel für die Geschenktüten drucken.

5. Anwesenheitsdaten in Google Sheets erfassen und verwalten

Nachdem Sie die Antworten erhalten haben, können Sie die Daten ganz einfach in Google Tabellen exportieren. Öffnen Sie Ihr Formular und gehen Sie zum Tab Antworten. Klicken Sie auf Mit Tabellen verknüpfen. Sie haben nun die Möglichkeit, entweder eine neue Tabelle zu erstellen oder die Daten in eine bestehende Tabelle einzufügen. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Anwesenheit über mehrere Tage hinweg mit einem einzigen Formular erfassen möchten.

Eine Alternative zur Anwesenheitserfassung per QR-Code mit Google Forms

Dienste wie der Online-Formulargenerator Jotform sind attraktive Alternativen zu Google Forms, wenn Sie eine andere Plattform nutzen oder den Prozess noch weiter vereinfachen möchten. Jotform bietet Hunderte von Formularvorlagen, mit denen Sie die Anwesenheitserfassung noch einfacher gestalten können.

Ganz gleich, welcher Anlass – bei Jotform finden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit eine passende Vorlage, von Formularvorlagen (wie z. B. für die Anwesenheitserfassung von Schülern und die Zeiterfassung von Mitarbeitern) bis hin zu Tabellenvorlagen (wie z. B. für die Anwesenheitserfassung im Unterricht, die Anwesenheitserfassung von Mitarbeitern und die tägliche Anwesenheitsliste) und vielem mehr.

Darüber hinaus können Sie die gleichen Schritte, die oben für Google Forms aufgeführt sind, auch für die Anwesenheitserfassung mit Jotform verwenden – ohne ein Add-on installieren oder einen QR-Code-Generator eines Drittanbieters suchen zu müssen.

Klicken Sie einfach im Jotform Formular-Generator auf den Tab Veröffentlichen. Dort finden Sie einen Link zum Teilen des Formulars sowie die Option, den Link mit einem QR-Code zu teilen. Klicken Sie auf das QR-Symbol, um den Code herunterzuladen, ihn als Link zu teilen oder ihn in eine Website einzubetten. Jotform bietet sogar ein Widget, mit dem Sie ganz einfach QR-Codes in Ihre Formulare einfügen können.

Genau wie Google Forms den automatischen Datenexport nach Google Sheets ermöglicht, werden Jotform Einsendungen automatisch in Jotform Tables übertragen. Jotform Tables dient als zentraler Arbeitsbereich für die Anwesenheitsverwaltung. Sie können Registerkarten hinzufügen, um Ihre Antworten übersichtlich in Diagrammen und Grafiken darzustellen und Daten mit einem Klick mit Studierenden oder Kollegen zu teilen. Wenn Sie mehrere Gruppen oder Kurse verwalten, kann Jotform Tables Daten aus verschiedenen Quellen in einem benutzerfreundlichen Arbeitsbereich zusammenführen.

Jotform ist nicht umsonst eine der beliebtesten Alternativen zu Google Forms. Sobald Sie die Anwesenheitserfassung im Griff haben, können Sie auch die Integration von Google Formularen mit Google-Funktionen wie Google Drive und Google Kalender erkunden. Sie können Teilnehmern sogar ermöglichen, über dasselbe Formular, mit dem Sie die Anwesenheit erfassen, zu bezahlen.

Wie auch immer Sie vorgehen, die Automatisierung Ihres Anwesenheitserfassungsprozesses kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, organisiert zu bleiben und sich auf die Gestaltung großartiger Veranstaltungen, Schulungen und mehr zu konzentrieren.