Geburtsurkunden-Checkliste

Formulare für die öffentliche Verwaltung sind digitale Formulare, mit denen Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen Angaben erfassen, Anliegen bearbeiten und Verwaltungsabläufe organisieren. Sie erleichtern den Verwaltungsalltag durch einen einheitlichen Aufbau, etwa für Anfragen, Anmeldungen, Rückmeldungen und interne Freigaben. Typische Einsatzbereiche sind der Bürgerservice, kommunale Aufgaben, Schulen und Hochschulen, Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie interne Verwaltungsprozesse.

Typische Einsatzbereiche sind Anfragen an die Verwaltung, Rückmeldungen von Bürgerinnen und Bürgern, Terminanfragen, Anmeldungen zu Veranstaltungen sowie interne Verwaltungsabläufe. Mit einheitlich aufgebauten Formularen arbeiten öffentliche Einrichtungen einheitlicher, vermeiden Fehler und erfassen die benötigten Angaben vollständig.

Mit Jotform erstellen und verwalten öffentliche Einrichtungen ihre Formulare vollständig digital. Mit dem Drag-and-Drop-Formulargenerator passen sie Formulare ohne technische Vorkenntnisse an ihre Abläufe an. Sie können Felder für Angaben zur Person, das Hochladen von Nachweisen, Bestätigungen, Freigaben und Unterschriften hinzufügen. Funktionen wie bedingte Logik, Genehmigungsprozesse, Datenverschlüsselung und die Anbindung an interne Systeme helfen, Einsendungen effizient und nachvollziehbar zu bearbeiten. Die Vorlagen eignen sich sowohl für Angebote für Bürgerinnen und Bürger als auch für interne Verwaltungsabläufe.

Anwendungsfälle für Formulare der öffentlichen Verwaltung

Formulare für die öffentliche Verwaltung kommen in vielen Bereichen von Behörden und öffentlichen Einrichtungen zum Einsatz. Da sie flexibel sind, lassen sie sich an unterschiedliche Aufgaben, Anforderungen und Angebote anpassen. Im Folgenden erfahren Sie, wofür die Formulare häufig genutzt werden, wer mit ihnen arbeitet und wie sich ihr Aufbau unterscheiden kann.

1. Possible Use Cases:

• Anfragen zu Nutzungserlaubnissen, etwa für Räume oder öffentliche Flächen
• Anliegen und Beschwerden an die Verwaltung
• Rückfragen zu Gebühren und Zahlungen
• Anmeldungen zu kommunalen Angeboten und Aktualisierung von Kontaktdaten
• Termin- und Terminvereinbarungsanfragen
• Anträge auf kommunale Zuschüsse, etwa für Vereine und Projekte
• Interne Freigabe- und Berichtsformulare

2. Problem Solving Points:

• Einheitlicher Aufbau für die Erfassung von Angaben
• Pflichtfelder und Eingabeprüfungen verringern unvollständige oder fehlerhafte Einsendungen
• Zentrale Übersicht über eingegangene Anträge und Anfragen
• Unterstützt nachvollziehbare und transparente Verwaltungsabläufe
• Ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und kürzere Antwortzeiten

3. Possible Owners and Users:

• Ministerien und Behörden von Bund und Ländern
• Städte, Gemeinden und Landkreise
• Öffentliche Schulen und Hochschulen
• Öffentliche Einrichtungen des Gesundheitswesens
• Aufsichtsbehörden und Fachabteilungen
• Bürgerinnen und Bürger, Einwohnerinnen und Einwohner sowie Antragstellende

4. Differences of Creation Methods:

• Anfragen zu Nutzungserlaubnissen: Enthalten häufig Angaben zur Person, Uploads für Nachweise, Bestätigungen und Unterschriftsfelder.
• Anliegen an die Verwaltung: Können Auswahlfelder für die Art des Anliegens, Ortsangaben und die Dringlichkeit enthalten.
• Rückfragen zu Gebühren und Zahlungen: Enthalten meist strukturierte Zahlenfelder, Berechnungen und Bestätigungen.
• Interne Verwaltungsformulare: Können Genehmigungsprozesse, rollenbasierte Zugriffsrechte und interne Aktenzeichen nutzen.
• Anträge auf kommunale Zuschüsse: Enthalten häufig Fragen zur Förderfähigkeit, Nachweise und Einwilligungserklärungen.

Insgesamt sind Formulare für die öffentliche Verwaltung eine wertvolle Hilfe für geordnete und nachvollziehbare Abläufe, sowohl im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern als auch intern.

So erstellen Sie ein Formular für die öffentliche Verwaltung

Mit Jotform überführen öffentliche Einrichtungen Verwaltungsabläufe in eine übersichtliche digitale Form. Ob für Bürgerinnen und Bürger, Beschäftigte oder interne Abteilungen: Jotform lässt sich flexibel an Ihre Abläufe anpassen. So erstellen Sie Schritt für Schritt ein Formular für die öffentliche Verwaltung:

1. Legen Sie Ihr Formular an:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie in „Mein Workspace" auf „Erstellen".
• Wählen Sie „Formular" und entscheiden Sie sich für ein leeres Formular oder eine Vorlage für die öffentliche Verwaltung.
• Wählen Sie je nach Umfang des Ablaufs das Layout „Klassisches Formular" oder „Kartenformular".

2. Fügen Sie die benötigten Felder hinzu:

• Fügen Sie mit dem Drag-and-Drop-Formulargenerator Felder hinzu, zum Beispiel:
• Vollständiger Name und Angaben zur Person
• Anschrift und Kontaktdaten
• Antrags- oder Aktenzeichen
• Upload-Felder für Nachweise
• Checkboxen für Bestätigungen und Einwilligungen
• Unterschriftsfelder zur Bestätigung

3. Passen Sie den Aufbau an:

• Richten Sie bedingte Logik ein, um Felder abhängig von den Antworten ein- oder auszublenden.
• Gliedern Sie das Formular in Abschnitte, die den einzelnen Bearbeitungsschritten entsprechen.
• Fügen Sie für jeden Abschnitt klare Hinweise oder Beschreibungen hinzu, die beim Ausfüllen helfen.

4. Richten Sie Benachrichtigungen und Genehmigungen ein:

• Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen ein, damit zuständige Mitarbeitende über neue Einsendungen informiert werden.
• Leiten Sie Einsendungen mit Genehmigungsprozessen an die zuständigen Abteilungen oder Sachbearbeitenden weiter.
• Aktivieren Sie automatische Antworten, um den Eingang von Anträgen oder Anfragen zu bestätigen.

5. Stärken Sie Datenschutz und Sicherheit:

• Aktivieren Sie die Datenverschlüsselung und wählen Sie die passenden Speicheroptionen, etwa die Datenspeicherung in einem Rechenzentrum in der EU.
• Informieren Sie in Datenschutzhinweisen über den Umgang mit den Daten und holen Sie Einwilligungen nur dort ein, wo sie erforderlich sind.
• Beschränken Sie bei Bedarf den Zugriff auf Einsendungen über Rollen und Berechtigungen.

6. Veröffentlichen und teilen Sie das Formular:

• Veröffentlichen Sie das Formular und kopieren Sie den Link zum Teilen.
• Binden Sie das Formular auf Ihrer Website oder in interne Portale ein.
• Teilen Sie das Formular per E-Mail oder über Ihre Informationskanäle.

7. Prüfen und verwalten Sie die Einsendungen:

• Behalten Sie Einsendungen in Jotform Tabellen im Blick.
• Filtern, sortieren und exportieren Sie Daten für Berichte oder zur Übernahme in Ihre Aktenführung.
• Verfolgen Sie den Bearbeitungsstand und fragen Sie nach, wenn Angaben fehlen.

Mit diesen Schritten erstellen öffentliche Einrichtungen übersichtliche, gut strukturierte Formulare, die effiziente Verwaltungsabläufe und einen einheitlichen Bürgerservice unterstützen.