Allgemeines Erfassungsformular

Aufnahmeformulare sind wichtige Instrumente, um vor der Erbringung einer Dienstleistung oder dem Beginn eines Prozesses vorläufige Informationen von Kunden, Patienten oder Teilnehmern zu erfassen. Diese Formulare optimieren den Onboarding-Prozess, indem sie relevante Details wie Kontaktinformationen, Hintergrunddaten, Präferenzen und spezifische Bedürfnisse erfassen. Aufnahmeformulare kommen in verschiedenen Branchen zum Einsatz, beispielsweise im Gesundheitswesen (Patientenaufnahme), im Rechtswesen (Kundenakquise), im Bildungswesen (Studierendenaufnahme), im Personalwesen (Mitarbeiter-Onboarding) und in dienstleistungsorientierten Unternehmen (Kundenberatung). Durch die Standardisierung des Informationserfassungsprozesses helfen Aufnahmeformulare Unternehmen dabei, Konsistenz zu gewährleisten, effizienter zu arbeiten und personalisierte Erfahrungen zu bieten.

Mit Jotform wird das Erstellen und Verwalten von Aufnahmeformularen mühelos und individuell anpassbar. Mit dem No-Code Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform können Benutzer schnell Aufnahmeformulare erstellen, die auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Die Plattform bietet eine umfangreiche Bibliothek an sofort einsetzbaren Vorlagen, erweiterten Widgets und nahtlosen Integrationen mit Zahlungsportalen und anderen Business-Tools. Die Funktionen von Jotform — wie bedingte Logik, automatische Antworten und Echtzeitbenachrichtigungen bei Antworten — ermöglichen es Benutzern, Workflows zu automatisieren, Daten sicher zu speichern und die gesamte Aufnahmeerfahrung sowohl für die Organisation als auch für ihre Kunden zu verbessern.

Use Cases von Aufnahmeformularen

Aufnahmeformulare dienen je nach Branche und den spezifischen Anforderungen der Organisation verschiedenen Zwecken. Ihre Vielseitigkeit macht sie unverzichtbar für die Optimierung der Datenerfassung und die Verbesserung der Servicebereitstellung. So können Aufnahmeformulare für verschiedene Szenarien angepasst werden:

- Mögliche Use Cases:

• Patientenaufnahme für Gesundheitsdienstleister zur Erfassung von Patientenakten und Versicherungsdaten.
• Mandantenaufnahme für Anwaltskanzleien zur Erfassung von Fallinformationen und Kontaktdaten.
• Aufnahmeformular für Schulen oder Ausbildungszentren zur Registrierung neuer Schüler und Bedarfsermittlung.
• Mitarbeiter-Onboarding für Personalabteilungen zur Erfassung von persönlichen und beschäftigungsbezogenen Informationen.
• Serviceanfragen-Erfassung für Unternehmen, um Kundenanforderungen vor Beratungsgesprächen zu verstehen.

2. Lösungsansätze:

• Reduziert manuelle Dateneingaben und Verwaltungsaufwand.
• Stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen von Anfang an erfasst werden und reduziert Nachfragen.
• Verbessert die Genauigkeit und Konsistenz bei der Datenerfassung.
• Verbessert die Kunden- oder Patientenerfahrung durch einen strukturierten, benutzerfreundlichen Prozess.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• Gesundheitsadministratoren, HR-Fachkräfte, juristische Assistenten, Pädagogen, Geschäftsinhaber und Berater.

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Aufnahmeformulare im Gesundheitswesen können Felder für Krankengeschichte, Allergien und Versicherung erfordern.
• Formulare für juristische Aufnahmen konzentrieren sich möglicherweise auf Falldetails, rechtliche Probleme und den Hintergrund des Mandanten.
• Aufnahmeformulare für Schüler können den schulischen Werdegang, Notfallkontakte und Lernpräferenzen enthalten.
• In Formularen zur Mitarbeiteraufnahme können steuerliche Angaben, Bankinformationen und das Einverständnis mit betrieblichen Vorschriften abgefragt werden.

Zusammenfassend sind Aufnahmeformulare anpassbare Tools, die an die individuellen Anforderungen jeder Organisation angepasst werden können, um einen reibungslosen und effizienten Onboarding- oder Registrierungsprozess zu gewährleisten.

So erstellen Sie ein Aufnahmeformular

Die Erstellung eines effektiven Aufnahmeformulars mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der sich an jeden Anwendungsfall anpassen lässt — egal, ob Sie neue Kunden aufnehmen, Patienten registrieren oder neue Mitarbeiter willkommen heißen. Der Schlüssel liegt darin, ein Formular zu gestalten, das alle notwendigen Informationen erfasst und dabei den Teilnehmern eine reibungslose Erfahrung bietet. So können Sie mit der intuitiven Plattform von Jotform ein maßgeschneidertes Aufnahmeformular erstellen:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Vorlage oder einem leeren Formular:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie „Formular“ und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der über 10.000 Formularvorlagen von Jotform verwenden möchten. Die Vorlagen sind für verschiedene Branchen geeignet und können vollständig angepasst werden.

2. Wählen Sie das passende Layout aus:

• Wählen Sie das klassische Formular, um alle Fragen auf einer Seite anzuzeigen. Diese Form eignet sich ideal für kürzere oder unkomplizierte Aufnahmeprozesse.
• Wählen Sie das Kartenformular-Layout für eine schrittweise Eingabe mit einer Frage pro Seite, das sich gut für längere oder umfangreichere Aufnahmen eignet.

3. Hinzufügen und Anpassen von Formularfeldern:

• Nutzen Sie den Drag-and-Drop Formulargenerator, um wichtige Felder wie Name, Kontaktinformationen und spezifische Aufnahmefragen für Ihren Anwendungsfall hinzuzufügen (z. B. Patientenakte für das Gesundheitswesen, Falldetails für juristische Angelegenheiten oder akademischen Werdegang für den Bildungsbereich).
• Integrieren Sie Widgets wie Datei-Uploads (für Dokumente oder Ausweise), E-Signaturen (für Einwilligungen oder Vereinbarungen) und Dropdown-Menüs oder Multiple-Choice-Felder für strukturierte Antworten.
• Richten Sie bedingte Logik ein, um Felder basierend auf vorherigen Antworten ein- oder auszublenden und so eine personalisierte und effiziente Erfahrung für Befragte zu gewährleisten.

4. Gestalten Sie Ihr Formular individuell und mit Ihrem Branding:

• Klicken Sie auf das Farbrollen-Symbol, um den Formular-Designer aufzurufen und Farben, Schriftarten und Designs an das Branding Ihres Unternehmens anzupassen.
• Fügen Sie das Logo Ihrer Organisation hinzu und aktualisieren Sie die Formular-URL für ein professionelles Aussehen.

5. E-Mail Benachrichtigungen und automatische Antworten einrichten:

• Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um Ihr Team direkt über neue Antworten zu informieren.
• Richten Sie automatische Antworten per E-Mail ein, um den Empfang zu bestätigen und den Befragten die nächsten Schritte mitzuteilen.

6. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Formular:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um die Freigabeoptionen zu öffnen. Kopieren Sie den Formularlink, um ihn per E-Mail zu versenden, auf Ihrer Website einzubetten oder in sozialen Medien zu teilen.
• Passen Sie die Datenschutzeinstellungen an, um zu steuern, wer auf das Formular zugreifen und es absenden kann.

7. Testen und Verwalten von Antworten:

• Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um Ihr Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder und die Logik wie vorgesehen funktionieren.
• Überwachen und verwalten Sie Antworten in Jotform Tabellen, wo Sie Daten nach Bedarf filtern, suchen und exportieren können.

Mit diesen Schritten können Sie ein maßgeschneidertes Aufnahmeformular erstellen, das Ihren Onboarding- oder Registrierungsprozess optimiert, den Verwaltungsaufwand reduziert und sicherstellt, dass Sie von Anfang an alle benötigten Informationen erfassen.