日報

管理フォームは、計画、承認、進捗管理、レポート、業務上の意思決定など、管理に関するプロセスを整理・記録するための文書です。チームで統一された情報を収集し、担当者を明確にしながら、確認やフォローアップに必要な記録を残すことができます。プロジェクト計画、進捗報告、社内規定の承認、目標設定、会議での意思決定、管理者の確認が必要な社内申請など、さまざまな部門や業務で活用できます。管理業務を標準化することで、混乱を減らし、責任の所在を明確にしながら、組織全体の業務を効率的に管理できます。

Jotformなら、ノーコードのドラッグ＆ドロップ式フォームビルダーを使って、さまざまな業務に合わせた管理フォームをすばやく作成できます。条件分岐を設定すれば、部門や申請内容に応じてフォームの処理を振り分けることができ、承認ワークフローやメール通知を活用して管理者の対応を迅速化できます。送信されたデータはJotformテーブルに保存されるため、申請内容、意思決定、結果をチームで一元管理できます。これにより、管理プロセスを標準化して進捗や成果を把握しやすくなり、後から確認・監査する際にも役立ちます。

管理フォームの活用例

管理フォームは、チーム間の承認、レポート作成、連携など、さまざまな業務に活用できます。ここでは、管理フォームの主な活用方法と、それによって解決できる課題をご紹介します。

活用例：

• 管理承認申請（予算、購入、社内規定の変更）
• チームの進捗状況の共有・週次レポート
• パフォーマンス評価・目標設定に関する記録
• 会議での決定事項・アクションアイテムの進捗管理
• 業務上の問題のエスカレーション・解決依頼の受付
• リソース計画・人員配置の申請

問題解決のポイント：

• 申請や意思決定を一元管理し、メールやチャットへの情報の分散を防止
• 担当者、期限、承認内容を記録し、責任の所在を明確化
• 一貫性のある漏れのない申請により、意思決定を迅速にする
• 検索可能な管理記録を作成し、フォローアップやレポート作成に活用

想定される所有者と利用者：

• マネージャー・チームリーダー
• オペレーション・管理部門
• 人事・パフォーマンス管理チーム
• 部門コーディネーター・プロジェクト責任者
• 申請やレポートを提出する従業員

作成方法の違い：

• 管理承認申請フォームでは、申請の目的、予算や費用の詳細、申請理由、緊急度、必要な承認者による確認などの項目を中心に構成します。
• 管理レポートや進捗報告フォームでは、KPI、進捗の概要、課題、次のステップ、アクションアイテムの担当者などの項目を重視します。
• 管理計画や目標設定フォームでは、目標、スケジュール、達成指標、必要なリソース、定期的な進捗確認のタイミングなどの項目を重視します。

How to Create a Management Form

Jotformで管理フォームを作成すれば、管理者への情報共有方法や意思決定の記録方法を標準化し、責任の所在を明確にできます。

テンプレートを選ぶか、ゼロから作成

「マイワークスペース」で「作成」をクリックし、「フォーム」を選択します。フォームはゼロから作成することも、申請やレポート用のテンプレートから始めることもできます。詳細な情報を入力してもらう場合はクラシックフォーム、従業員を順番に案内して入力漏れを減らしたい場合はカードフォームが適しています。

2. Define the Management Workflow Type

承認申請、進捗報告、エスカレーション、計画などのワークフローの種類を選択できるプルダウンを追加します。これにより、1つのフォームでさまざまな管理業務に対応しながら、入力内容の一貫性を保つことができます。

3. Add the Core Fields for Decision-Making

申請者名、部門、申請内容の概要、影響、優先度、費用や必要なリソース、関連する添付ファイルなどの項目を追加します。レポート用フォームの場合は、KPI、進捗状況、課題を入力する項目も追加します。

4. 条件分岐と承認機能を使用

条件分岐を使って、ワークフローの種類に応じた適切なセクションを表示します。承認ルートやメール通知を設定すれば、適切な管理者に通知し、意思決定の内容を確実に記録できます。

5. Publish and Track Submissions in Jotform Tables

フォームをテストして公開し、関連するチームと共有します。Jotformテーブルでは、ステータス、担当者、部門、優先度などでデータを絞り込み、経営層向けのレポート用に情報をエクスポートできます。